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Umstellung von CSS Group auf Afono

TIPP  Die Daten können direkt aus der Datenbank oder aus einem Backup übernommen werden, dazu wird das Programm nicht benötigt!

A) Datenträgerüberlassung für das Finanzamt (alte Version)

 In der alten Version muss eine Datenträgerüberlassung der zurückliegenden Jahre erstellt werden:
 
AKTUELLER HINWEIS  Falls Sie keine Datenträgenträgerüberlassung gemacht haben, melden Sie sich bitte im neuen Jahr bei uns

B) Lizenz

 
 

BEGINN ANLEITUNG


 

1. Installation Afono 365

Systemvoraussetzung: Windows 10 oder 11
 


Vorgehensweise:
  1. Laden Sie das Installcenter mit Klick auf den grünen Download Button herunter
  2. Entpacken Sie die heruntergeladene Datei und speichern Sie die Datei 'SDS-Kassensysteme Installcenter Afono365' auf Ihrem Desktop.
  3. Öffnen Sie das Installcenter mit einem Doppelklick auf die heruntergeladene Datei
  4. Im Installcenter klicken Sie zunächst auf "DB Server installieren"
  5. Klicken Sie danach auf "Programm installieren"







Hinweis zum Datenbank Server
 
  • Der Datenbank Server speichert alle angelegten Mandanten sowie die Inbetriebnahmeinformationen der TSE und darf nicht deinstalliert werden.
  • Einzige Ausnahme: Wenn die Kasse + zugehörige TSE in der Kassensoftware bereits ausser Betrieb genommen wurde um sie beim Finanzamt als "Ausser Betrieb" zu melden.
    • z.B. Verschrottung der Kasse oder Gewerbeabmeldung des Steuerpflichtige




Nach erfolgreicher Installation kann das Installationscenter geschlossen werden.

Auf dem Desktop befindet sich jetzt das Icon "Afono 365" zum Start der Software.

Afono 365 starten

Beim ersten Start nach einer Neuinstallation der Software findet das Programm in der Regel den Afono 365 Datenbank-Server automatisch.

Bei Individual- und Clientinstallationen öffnet ein Dialog zur Festlegung des Laufwerks auf dem vorab der Datenbankserver installiert wurde.




 

2. Daten aus CSS Kasse übernehmen


1. Start der Software Afono 365 Handel





2. Die Datenübernahme kann entweder direkt aus der CSS Datenbank oder aus einem Backup erfolgen:
 
2 a) Daten aus einem Backup übernehmen: Entpacken Sie das Backup mit einem Rechtsklick und geben Sie das Kennwort "firefox" ein

2 b) Daten direkt aus der Datenbank übernehmen:
 
Um die Datenbank zu finden, suchen Sie entweder nach 'dbCSSKasse50.mdb' auf Ihrem PC oder Sie lassen sich den Pfad zur Datenbank in der konfig.ini anzeigen.

Die konfig.ini finden Sie standardmäßig unter: C: > Programdata > CSS Group > CSS Group Kassensoftware > Ordner mit Ihrem Firmennamen öffnen > Datei "Konfig(.ini) öffnen > dort steht der Datenbank Pfad unter Database

ACHTUNG  Aus älteren Versionen können die Daten nicht direkt aus der Datenbank übernommen werden, sondern müssen wie hier beschrieben manuell exportiert und importiert werden:
 
 

3. Wenn Sie die Datenbank gefunden haben, klicken Sie auf "Neuen Mandant anlegen" (links oben) > Mandant aus Vorgängerversion CSS Group 365 erstellen > Liste aufklappen und mdb (!!!) auswählen > Im Afono Assistent folgendes auswählen:
  • Auswahl ab welchem Jahr die Daten importiert werden sollen
  • Auswahl welche Datenbestände importiert werden sollen
4. Bestätigung der Importbedingungen

5. Start des Datenimports





Die Eingabedialoge bestehen aus 4 einzelnen Themenbereichen:
 
  1. Adresse und Kontaktdaten des Unternehmens
  2. Finanzdaten (Steuernummer, Bankverbindung, Datev-Kontenrahmen)
    • Der Kontenrahmen bestimmt das komplette Buchungsverhalten des Mandanten und lässt sich im laufenden Betrieb nicht wechseln.
    • Wenn Sie kein DATEV verwenden, müssen Sie unter "Kontenrahmen" und "Datev Mandant-Nr" nichts eintragen.
    • Wenn Sie DATEV mit diesem Mandanten eventuell zukünftig verwenden möchten fragen Sie unbedingt Ihr Steuerbüro, welchen Kontenrahmen Sie hier auswählen sollen.
  3. Steuersätze (Zuordnung der Mehrwertsteuersätze zu den Steuerschlüsseln)
  4. Administratorkonto
    • Hier muss eine neue Pin vergeben werden (bitte notieren)


ACHTUNG  Der Import kann abhängig von der Auswahl der Bestände und PC-Leistung 30 -90 Minuten dauern.

Unterbrechen Sie den Vorgang nicht.

Nach erfolgreichem Datenimport folgt die Dateneingabe zu Anlage eines Administratorkontos.

Anschließend kann die Kassensoftware mit der soeben festgelegten Administrator-PIN gestartet werden.

Kontrollieren Sie, ob alle für Sie wichtigen Daten aus der alten Version übernommen wurden:

  • Artikel: Stammdaten > Artikelstamm
  • Kunden: Stammdaten > Kunden
  • Mitarbeiter: Stammdaten > Benutzer
  • Lieferanten: Stammdaten > Lieferanten
  • Kassenbons: Verwaltung > Buchungsjournal
  • Gutscheine: Verwaltung > Gutscheine
 

3. Inbetriebnahme der TSE

Der TSE-Stick ist nach der Inbetriebnahme mit dieser Kasse und diesem Mandanten "verheiratet" und kann nicht mehr an einer anderen Kasse oder einem anderen Mandanten verwendet werden.

Eine Ausser-Betriebnahme des TSE-Sticks darf nur erfolgen wenn diese Kasse stillgelegt, also ausser Betrieb genommen wird oder der Steuerpflichtige (der Mandant) sein Gewerbe abmeldet.


Voraussetzungen:
 
  1. Das Kassensystem ist mit einem Bondrucker verbunden. Der Testdruck aus der Gerätesteuerung war erfolgreich.
  2. Der richtige Mandant ist ausgewählt.
  3. Daten sind aus der Vorgängerversion importiert.

Ablauf:

Im Menü Einstellung befindet sich der Menüpunkt "TSE-Inbetriebnahme".

Der Vorgang ist einfach und schnell ausgeführt.

Nach Auswahl des USB-Laufwerks, an dem sich die TSE befindet (in der Regel wird die TSE automatisch erkannt) startet die Inbetriebnahme mit dem Klick auf "Ausführen".


Probleme beim Erkennen des TSE-Sticks?

Stellen Sie sicher, dass Sie den Dongle mit TSE und nicht den leeren Ersatzdongle eingesteckt haben.

  • Ziehen Sie im Zweifelsfall die Mini SD Karte vorsichtig aus dem USB Dongle und stecken sie die Karte dann wieder fest ein und gehen Sie noch einmal auf "TSE Inbetriebnahme"
  • Falls der TSE Stick dennoch nicht als Laufwerk erkannt wird, klicken Sie auf "Laufwerk aktualisieren".
  • Falls der PC die TSE an einem bestimmten USB Port nicht erkennt, stecken Sie die TSE an einen anderen USB Port des PCs - aber niemals an einen USB-Verteiler - der TSE Stick muss direkt an einen USB Anschluss des PCs gesteckt werden.
 

Die Kassieroberfläche

Die Kassenoberfläche unterteilt sich in 3 Hauptbereiche




1. Die Artikelauswahl

Die Artikelauswahl befindet sich im linken Bereich des Buchungsfensters.

Im oberen Bereich erfolgt die Darstellung der Artikelauswahltasten, deren Aufstellung sich nach der Aktivierung der Warengruppe im unteren Bereich des Buchungsfensters richtet.

Innerhalb der Artikeltasten werden Bezeichnung, Preis und ein Bild des Artikels angezeigt.

Ergänzend gibt es die Möglichkeit für jede Wahltaste individuell die Farben für Schrift, Fläche und Umrandung festzulegen.

Die Größe und Anordnung erfolgt automatisch, entsprechend der Auflösung des eingesetzten Monitors.

In der Kopfleiste können die Darstellungsgrößen für die Tasten festgelegt werden.

Hinweis: Die Position der Artikeltasten wird mittels Klick auf die gewünschte Artikeltaste und halten der linken Maustaste mit gleichzeitiger Verschiebung an eine andere Position verändert.


2. Die Buchungsliste

Der rechte obere Bereich ist für die Buchungsliste reserviert.

Die Navigation (scollen) erfolgt per Touchfunktion, je nach Art des Touchsystems auch per Wischfunktion.

Ergänzend kann die Navigation per Maus oder Tastatur erfolgen.

Der jeweils mit dem blauen Balken markierte Artikel ist zur Bearbeitung per Funktionstasten im rechten unteren Teil des Fensters aktiviert.


3. Der Nummernblock

Der Nummernblock ist multifunktional und besitzt verschiedene Funktionen, die mit weiteren Bedienelementen zusammenarbeiten können.

Eingabe der Artikelnummer

Suchfunktion Artikelsuche über verschiedene Suchbegriffe

Auswahl der beiden Hauptzahlarten im Kassenbetrieb

3 Rabattfunktionen

Sofortstorno

Unter weitere Funktionen ändert sich die Darstellung wie folgt:


 

Verwaltung


Im Bereich Stammdaten werden alle Festlegungen zum Unternehmen und für den Kassenbetrieb getroffen.

Jeder Mandant erfordert separate Festlegungen zu den Unternehmensdaten und zur Einrichtung der Software.

Nach Aufruf des Dialogfensters über den Menüpunkt Firma > Mandant > Einstellungen können die verschiedenen Bereiche des Dialoges mittels der Karteikartenreiter geöffnet werden.

Hinweis: Die Anlage eines neuen Mandanten erfolgt per Menüpunkt Neuen Mandant anlegen im Startfenster der Kassensoftware.




Firmendaten:

Hier erfolgt die Eintragung der Adressdaten, der Bankverbindung, der Finanzdaten sowie der Nummernkreise für die Fakturierungsvorgänge.

Der Bereich Steuersätze ermöglicht die Zuordnung der Steuersätze zu den einzelnen USt-Schlüsseln.

DATEV:

Die Kassensoftware bietet die Möglichkeit den Buchungsvorgängen ein entsprechendes DATEVBuchungskonto zu zuordnen zum späteren Export der Buchungsdaten im DATEV-Format.

Im Menü DATEV können zum hier vorgegebenen Kontenrahmen, weitere Konten hinzugefügt und bearbeitet werden.

Länder und Anreden:

In diesem Bereich erfolgt die Festlegung der Länderkennungen und der im Programm zu verwendenden Anreden.

Zahlarten, Warengruppen und Einheiten:

Hier erfolgt die Festlegung der verwendbaren Zahlarten und deren Zahlungsbedingungen.

Die Warengruppen sind für alle Filialen einheitlich.

Mit den Funktionen Hinzufügen bzw. Bearbeiten öffnet sich das Bearbeitungsfenster für die Warengruppe zur Festlegung von Bezeichnung und Erscheinungsbild  der Schnellwahltaste auf der Kassieroberfläche.





Einlagen & Entnahmen

Festlegung der Texte, Steuerschlüssel und Datev-Kontenzuordnung für die späteren Buchungen von Einlagen und Entnahmen.

Filialen

Dieser Eingabedialog unterteilt sich in 2 Bereiche.

Filialen Im oberen Bereich sind die Adressdaten aus dem Stammdaten > Firmendaten als "Zentrale" fixiert.

Mittels der Funktion Hinzufügen erfolgt die Neuanlage einer Filiale.

Für jede Filiale ist eine Lizenz erforderlich. Alternativ ist ein 30 Tage-Testbetrieb mit der Filiale möglich.

Nach Speicherung der neuen Filiale biete das Programm die Möglichkeit die Artikel der Zentrale direkt zur übernehmen.

Warengruppen und Artikel sind anschließend nach Filiale gruppiert in der Artikelstammdatenverwaltung angeordnet Clienten (Arbeitsstationen)

Jede Filiale nutzt in der Regel eigene Arbeitsstationen (Clienten). In diesem Bereich erfolgt die Zuordnung der Arbeitsstation zu jeweiligen Filiale.

Weiterhin werden hier die Lizenzen für alle Stationen zentral verwaltet. Die Aktivierung der Station durch einen Benutzer in der Filiale ist nicht erforderlich.


Artikelverwaltung

In der Artikelverwaltung erfolgt die Eingabe und Pflege der Artikeldaten, Warengruppen, Preise, sowie das Verhalten der Artikel beim Kassiervorgang.




Im linken Bereich sind alle Warengruppen aufgelistet, im rechten Bereich wird der Inhalt der links markierten Warengruppe angezeigt,

Mittels Doppelklick auf ein Produkt in der Artikelliste oder die Funktion Bearbeiten bzw.Neuer Artikel in der oben angeordneten Funktionsleiste, wird das Artikelstammblatt geöffnet.

Das Artikelstammblatt gliedert sich in 3 Bereiche





Allgemein:

Die Artikelnummer/EAN ist das Schlüsselfeld jedes Artikels.

Diese Nummer ist somit eindeutig und kann nur einmal im System vergeben werden.

Beim Speichern des Eingabedialoges erfolgt diesbezüglich eine automatische Feldprüfung, gegebenenfalls mit dem Hinweis, das diese Artikelnummer bereits vergeben ist.

Die Felder Menge, Einheit und IstBestand können nur bei einer Neuanlage des Artikels ausgefüllt werden.

Im Feld Durchschnitts EK-Preis wird der aus den Lieferanten-Einkaufspreisen ermittelte Durchschnittswert angezeigt.

Im Feld Datev-Konto wird mittels Suchbegriff das gewünschte Konto ermittelt und zugeordnet.

Es besteht ergänzend die Möglichkeit mit Bereich EAN/ScanCodes weitere 6 Schlüsselnummern bzw. Scancodes zu hinterlegen.

Hier können auch mit anderen Artikel identische Codes gespeichert werden.

Bei deren Aufruf über diese Nummer erfolgt eine Auflistung aller Artikel mit der gleichen Bezugsnummer.

Die Buchungsoptionen legen bestimmt Eigenschaften des Artikels fest.

Die Buchung eines Artikels kann optional mittels einer speziellen Erfassungs-/Buchungsmaske erfolgen.

Diese Festlegung erfolgt im Feld Buchungsdialog. (Steht keine Dialogvorlage zur Auswahl bzw. ist eine individuelle Vorlage gewünscht, wenden Sie sich bitte an Ihren Afono Fachhändler) 

Die weiteren Optionen sind:
 
  • Lagerhaltung aktivieren
  • Bei Lagerbestand von 0 Verkauf nicht mehr zulassen
  • Artikel kann rabattiert werden
  • Artikel negativ buchen (vom Beleg abziehen) ·
  • Preisangabe beim buchen aktivieren
  • Mengen- und Gewichtsangabe beim Buchen aktivieren
  • Serien- Vertragsnummer beim buchen abfragen





Zusätzliche Daten:

Bei separater Preisberechnung für Pfandartikel z.B. Flaschenware wird der Bereich Automatische Pfandberechnung aktiviert und ist mit den gewünschten Eingaben zu versehen.

Jeder Artikel kann eine Schnellwahltaste belegen.

Die Platzierung eines Produktfotos und die Festlegung der Farben für Taste, Schrift und Rand gewährleistet eine schnelle Orientierung der Bedienung auf der Kassieroberfläche.

Das Produktfoto kann vom PC geladen oder direkt mittels angeschlossener Kamera bzw. Notebook-Kamera aufgenommen werden.

Es besteht weiterhin die Möglichkeit mit Hilfe des integrierten Fotoeditors die Aufnahme sofort zu bearbeiten.

Die Funktion EAN Auswahl ermöglicht die Zuordnung des Artikels zu einer bestimmen Schlüsselnummer, unabhängig von der eigenen EAN-Nummer, z.B. um ein Artikel-Set zu buchen.

Dabei wird das betreffende Feld ausgewählt in dem die betreffende Nummer hinterlegt wurde. (siehe EAN/ScanCodes)

Das Eingabefeld Artikelbeschreibung dient zur Eingabe weiterer Informationen zum Artikel.

Artikel Zentrale

In diesem Fenster erfolgt die Zuordnung des Artikels zu gewünschten Filiale.

Die Afono 365 Handel verwendet für den Belegdruck und die Kundendisplays eine Direktsteuerung.

Damit ist das System einfacher zu konfigurieren und unabhängig von der Treiberunterstützung der einzelnen Hersteller.

Für den Ausdruck von Belegen aus dem Auftragswesen, z.B. Angebote, Rechnungen etc. sowie Berichten und Auswertungen werden die üblichen Druckertreiber des jeweiligen Druckerherstellers genutzt.

Programmeinstellungen

Die Afono 365 Kassensoftware verwendet bei den Belegdruckern, sowie weiterer POS-Peripherie eine vom Gerätetreiber des Herstellers unabhängige Ansteuerung.




Mittels des jeweiligen Kartenreiters können verschiedene Bondrucker, Kassenladen, Kundendisplays ausgewählt und die Funktion getestet werden.

EC-Terminals werden mittels Festlegung der IP-Adresse und Eingabe der Benutzerdaten (lt. Vorgabe des Bereitstellers des EC-Terminals) für die Übernahme des Zahlbetrages konfiguriert.
 

Aufstellung der unterstützen Kassen-Belegdrucker

Die Ansteuerung erfolgt bei den nachfolgenden Drucker generell direkt über den seriellen Port(RS232) oder über die LAN-Port des Belegdruckers.

Sollten am Kassen-PC oder am Drucker kein serieller oder LAN-Port zur Verfügung stehen, sind die erforderlichen Umrüstungen am Drucker vorzunehmen oder die passenden Adapter einzusetzen.( z.B. von USB des PC aus RS232)

Nicht alle der nachfolgend aufgeführten Belegdrucker unterstützen den 2D-Druck zur Darstellung der TSE-Signatur als QR-Code. In diesem Fall wird die TSE Signatur als Fließtext ausgegeben.

Diese QR-Code Unterstützung ist in der Regel im Datenblatt des Herstellers ausgewiesen.

Unterstützte Drucker per Direktansteuerung:
 
  • Toshiba TRST A00
  • Aures ODP 333
  • Aures ODP 444
  • Aures ODP 200
  • Aures ODP 1000
  • Metapace T25
  • Metapace T3
  • Epson TM-T88 II
  • Epson TM-T88 III
  • Epson TM-T88 IV
  • Epson TM-T88 V
  • Epson TM-T88 VI
  • Epson TM-T70II
  • Epson TM-T90
  • PartnerTech RP300/320
  • Bixolon Samsung SRP 275
  • Bixolon Samsung SRP 350
  • Bixolon Samsung SRP 370
  • Bematech MP-4000 TH
 

Unterstützte Kundendisplays

Kundendisplays werden per RS232 und per USB-Schnittstelle von der Kassensoftware angesteuert:
 
  • Aures OCD 100/150
  • Aures OCD 300
  • Longshine LD 240
  • Glancetron/Jarltech 8034
  • Epson DM-D110
  • Epson DM-D210 Epson
  • DM-D500
  • PartnerTech CD 7220
 

Kassenladen

Kassenladen mit elektrischer Öffnung werden per standardisiertem RJ-11 Anschluss direkt mit dem Belegdrucker verbunden und gesteuert.
 

Lizenz


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ENDE ANLEITUNG


Stand der Anleitung 28.05.2021