Finanzamt Kassenmeldung: PC Austausch

Gemäß § 146a Abgabenordnung (AO) ist der Wechsel eines Kassen-PCs innerhalb von 1 Monat beim Finanzamt zu melden.

So vermeiden Sie Stolperfallen:

    1. Beim PC-Austausch sind dem Finanzamt beide PCs zu melden.
    2. Für den alten PC ist eine Außerbetriebnahme-Meldung erforderlich.
    3. Für den neuen PC ist eine Inbetriebnahme-Meldung erforderlich.
    4. Die Meldungen sind elektronisch innerhalb von 1 Monat vorzunehmen (z. B. über das ELSTER-Portal oder Ihr Steuerbüro).


Fristen:

Die Meldung muss innerhalb von 1 Monat ab Inbetriebnahme des neuen Kassen PCs erfolgen.


Zeitlicher Aufwand:

    1. Alte Kasse: 1 bis 4 Stunden. Je nach Datenmenge inkl. Daten-Bereitstellung und -Aufbereitung für das Finanzamt.
    2. Neue Kasse: 0,5 bis 2 Stunden. Je nach  technischem Verständnis inkl. Einbindung Zubehör (Bondrucker, Kassenlade, Etikettendrucker etc.)
    3. Elster-Portal: Wenn Sie die Datei selbst im ELSTER-Portal hochladen möchten, planen Sie dafür bitte zusätzlich 30 Minuten ein.


SDS Kassenwechsel im Sorglos-Paket – wir übernehmen alles!

Natürlich können Sie den Kassenwechsel auch selbst durchführen. Wenn Sie jedoch Zeit sparen und sicherstellen möchten, dass alles ordnungsgemäß abläuft, buchen Sie unser SDS Kassenwechsel Sorglos-Paket.

TIPP Damit übernehmen wir den gesamten Prozess für Sie – von der Datenbereitstellung für Betriebsprüfungen über die Lieferung der neuen Hardware bis hin zur sicheren Inbetriebnahme der neuen Kasse. Ihr bestehendes Zubehör wie Bondrucker, Kassenlade und Barcodescanner kann dabei nahtlos weiterverwendet werden. 

Mit dem SDS Kassenumzugsservice haben Sie einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite, der Ihnen den Kassenwechsel einfach, sicher und stressfrei gestaltet.

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So geht’s: Anleitung Kasse selbst austauschen, Step By Step...


Der Wechsel des Kassen-PCs erfordert mehr als nur technisches Geschick. Neben der sicheren Übertragung aller finanzamtsrelevanten Daten müssen auch die korrekte Außerbetriebnahme der alten Kasse und die Inbetriebnahme-Meldung der neuen Kasse beim Finanzamt erfolgen. Zusätzlich müssen die Daten der alten Kasse für Betriebsprüfungen ordnungsgemäß gesichert werden. Auf diesen Seiten erfahren Sie alles, was Sie über den reibungslosen Umzug Ihrer Kassendaten auf einen neuen PC wissen müssen und welche Maßnahmen für Ihr Finanzamt erforderlich sind.

HINWEIS: Diese Anleitung führt durch den PC Tausch in Eigenregie, wenn Sie den SDS Kassenwechsel Service gebucht haben können Sie sie diese Anleitung ignorieren!

A) Schritte am alten PC

  1. Letzten Z-Bon erstellen
    • Letzten Kassenabschluss / Z-Bon machen falls noch nicht erstellt.
    • Nach dem Kassenabschluss loggen Sie sich wieder ein - gehen Sie jedoch nicht in die Kassieroberfläche, da sonst wieder ein neuer Z-Bon begonnen wird.


  1. Daten für das Finanzamt bereitstellen

Hinweis: Das Finanzamt erwartet die Daten auf einem "nicht manipulierbaren Medium". Wir stellen daher im Rahmen unseres Komplettservice (siehe oben) immer alles auf CD bereit, was wir Ihnen auch empfehlen, wenn Sie die Datenbereitstellung selbst übernehmen.


    1. TAR Archiv: 
      • Das TAR Archiv wird  im Normalfall bei Kassenabschluss automatisch auf dem TSE Stick gespeichert - es sei denn, Sie haben den Sicherungspfad geändert.
      • TIPP Wenn sich das TAR Archiv auf dem TSE Stick befindet und Sie diese TSE auch am neuen Kassen-PC in Betrieb nehmen, müssen Sie das TAR Archiv nicht extra sichern.
      • Sollte sich das (aktuelle!) TAR Archiv jedoch nicht auf der TSE befinden, sichern Sie es auf CD wie hier beschrieben: zur Step By Step Anleitung


    1. Datenträgerüberlassung:
      1. Öffnen Sie >> Menü > Auswertungen > Datenträger Überlassung erstellen

Aktuell stehen in der SDS Neo zwei Exportformate zur Verfügung, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen - wir empfehlen beide Formate für das Finanzamt vorzuhalten:

        1. Datenträgerüberlassung nach DSFinV-K
        2. Datenträgerüberlassung nach GdPDU


      1. Für einen ordnungsgemäßen Export müssen folgende Eingabefelder ausgefüllt werden:
        • Exportformat
        • Firmenname
        • Ort
        • Land
        • Ansprechpartner: Hier tragen Sie die verantwortliche Person ein, die dem Betriebsprüfer als Ansprechpartner dient.
        • Telefon-Nr.: Geben Sie die Telefonnummer an, unter der der Ansprechpartner bei Rückfragen erreichbar ist.


      1. Auswahl der Buchungsjahre:
        • Datenträgerüberlassungen können flexibel erstellt werden: Entweder für den gesamten genutzten Zeitraum der Software oder für einzelne Buchungsjahre, indem Sie mehrere Datenträgerüberlassungen separat generieren.
        • Legen Sie rechts oben unter Abgeschlossene Buchungsjahre fest, welche Jahre ausgewertet werden sollen.


      1. Klicken Sie auf Erstellen, um die Datenträgerüberlassung zu generieren.


      1. Wählen Sie den gewünschten Speicherort aus, an dem die Datei abgelegt werden soll.
        • Kontrollieren Sie vor der Erstellung der Datenträgerüberlassung sorgfältig ALLE Daten und klicken Sie dann auf "Erstellen" und geben Sie an wo die Datenträgerüberlassung gespeichert werden soll. Die Datenträgerüberlassung wird nun erzeugt und am gewünschten Speicherplatz abgelegt.
        • Hinweis: Wir empfehlen die Datenträgerüberlassung auf CD zu brennen, da das Finanzamt die Datenträgerüberlassung auf einem "nicht manipulierbaren Medium" erwartet.


      1. Speichern Sie zusätzlich folgende Unterlagen auf CD:
        1. Verfahrensdokumentation
        2. Benutzerhandbuch
        3. Protokoll der Programmieränderungen
        4. TSE-Zertifikat und Konformitätsreport

Sie können diese Daten hier herunterladen: Daten für das Finanzamt 


    1. TSE Zugangsdaten auslesen:
      1. Öffnen Sie: >> Menü > Stammdaten > Firma / Mandant Einstellungen > Elster Schnittstelle
      2. Wählen Sie die betreffende Kasse in der Liste aus und notieren Sie die im unteren Bereich angezeigte PIN, PUK und TAB der TSE der Kasse. 
        • Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie die korrekte Kasse ausgewählt haben!
        • Diese Daten benötigen Sie, wenn Sie die TSE an einer anderen Kasse in Betrieb nehmen möchten.
        • Bleiben Sie in der ELSTER Schnittstelle für den nächsten Schritt..


    1. Finanzamt Meldung:

Wenn der alte PC weiterhin als Kasse eingesetzt werden soll, z.B. als Nebenkasse, muss keine Finanzamt Meldung erfolgen.

Soll der alte PC jedoch nicht mehr am betrieblichen Standort als Kasse eingesetzt werden, muss das Finanzamt gesetzlich verpflichtend innerhalb 1 Monats über die Außerbetriebnahme dieses Kassen-PCs informiert werden. Die Außerbetriebnahme nehmen Sie wie folgt vor:

      1. Gehen Sie oben auf "Aktion auswählen > eAS außer Betrieb nehmen" - achten Sie unbedingt darauf, dass Sie die korrekte Kasse ausgewählt haben!
      2. Geben Sie den Grund für die Außerbetriebnahme an und klicken Sie auf 'Speichern'.
      3. Wichtig: Lesen Sie die Elster-Meldedatei jetzt noch nicht in Elster Online ein, da erst der neue Kassen-PC zur Elster-Meldedatei hinzugefügt werden muss.


    1. Lizenz freigeben und sichern:
      1. Wechseln Sie zum Reiterkärtchen Filialen & Clients
      2. Notieren Sie sich zunächst die Lizenz des betreffenden PCs.
      3. Klicken Sie dann auf „Lizenz deaktivieren“.
    2. Technische Sicherheitseinrichtung entfernen: Ziehen Sie die TSE vom PC ab.


  1. Datensicherung
    • Gehen Sie auf >> Menü > Einstellungen > „Datensicherung“
    • Sie benötigen die Datensicherung um sie auf dem neuen Kassen PC einzuspielen.


B) Schritte am neuen PC

  1. TSE Stick anstecken

Stecken Sie den TSE Stick an einen beliebigen USB Steckplatz des neuen Kassen-PCs.


  1. SDS Neo installieren

Download aktuelle Version SDS Neo 365


  1. Datensicherung einspielen

SDS Neo starten und in der linken Menüleiste „Mandant wiederherstellen“


  1. Lizenz aktivieren

SDS Neo starten und Lizenzdaten eintragen


  1. TSE in Betrieb nehmen

Menü > Einstellungen > TSE Inbetriebnahme > Zugangsdaten PIN PUK und TAB der betreffenden TSE eingeben.


  1. Zubehör in Betrieb nehmen

Wie Sie die einzelne Hardware in Betrieb nehmen erfahren Sie hier:


  1. Finanzamt Meldung
    1. ELSTER-Schnittstelle öffnen: >> Menü > Stammdaten > Firma / Mandant Einstellungen > Elster Schnittstelle 
    2. Neuen Kassen-PC hinzufügen:
      • Klicken Sie auf 'Aktion auswählen' und 'Vorhandenes Aufzeichnungssystem hinzufügen'.
      • Im sich öffnenden gleichnamigen Fenster klappen Sie die Liste unter 'Client / Station' auf und sehen alle an die Datenbank angeschlossenen Kassen.


      • Wählen Sie die korrekte Kasse in der Liste aus und beachten Sie dabei den wichtigsten Schritt:
    1. ACHTUNG: Korrektes Datum unter Anschaffung / Inbetriebnahme eingeben!
      • Automatischer Datumsvorschlag:
        • Bei Kassen mit vorhandenen TSE Buchungen wird unter 'Anschaffung' und 'Inbetriebnahme' das Datum der 1. TSE Buchung vorgeschlagen. Prüfen Sie das Datum unbedingt und ändern Sie es, falls es nicht passen sollte.
      • Datum verbindlich in die Elster Meldedatei übertragen:
        • Sobald Sie auf 'eAS in Meldedatei übertragen' klicken, wird das Datum in die Elster-Meldedatei übertragen.
        • Für eine Korrektur müsste der gesamte Prozess der Außerbetriebnahme durchgeführt werden.


        • Anschaffung des eAS: 
          • Tragen Sie ein, wann Sie den neuen Kassen-PC angeschafft haben.
        • Inbetriebnahme des eAS:
          • Geben Sie an, wann Sie diese Kasse in Betrieb genommen haben, so z.B. den Tag der ersten Buchung mit aktiver TSE oder den Tag der TSE Inbetriebnahme.
          • Hinweis: Das Inbetriebnahmedatum der TSE wird von der Elster-Schnittstelle automatisch aus der Datenbank extrahiert.
    1. XML-Datei auf dem PC speichern:
      • Sie können die XML-Datei auf Ihrem PC oder einem USB Stick speichern um sie später an das Finanzamt zu übermitteln.
      • Klicken Sie dazu unten auf den Button 'XML Datei für Elster Online bereitstellen' und wählen Sie aus, wo die XML Datei gespeichert werden soll. 
      • Mit Klick auf 'Speichern' wird die Datei als 'EasElsterMeldung' inkl. aktuellem Datum gespeichert.


    1. XML-Datei an das Finanzamt übermitteln:
      • Die XML-Datei muss innerhalb 1 Monats ab Inbetriebnahme des Kassensystems beim Finanzamt eingereicht werden.
      • Das kann auf zwei Wegen geschehen: Sie können die XML-Datei entweder an Ihr Steuerbüro übergeben oder - mit eigenen ELSTER-Zugang, selbst an das Finanzamt übermitteln.


3.a) Mein Steuerbüro soll das für mich erledigen:

        1. Senden Sie die erzeugte XML-Datei mit dem Namen 'EasElsterMeldung' per E-Mail oder via USB-Stick an Ihre Steuerkanzlei.
        2. Wichtig: Lassen Sie sich Feedback geben, wann die Meldung beim Finanzamt erfolgt ist.


3.b) Ich möchte die Meldung selbst im ELSTER-Portal vornehmen:

Wichtig: Wer noch keinen eigenen Elster Zugang hat, kann ihn zwar kostenfrei direkt im ELSTER-Portal beantragen - jedoch nimmt das einige Zeit in Anspruch, da die Zugangsdaten nach einer Identitätsprüfung per Post zugestellt werden. Wenn Sie sich den Aufwand sparen möchten, wählen Sie Variante A) und lassen die Meldung von Ihrem Steuerbüro durchführen.


      1. Elster-Formular aufrufen: 
      1. Elster-Login:
        • Falls Sie noch nicht eingeloggt sind, wählen Sie nun Ihre persönliche Login-Variante (Zertifikatsdatei, ElsterSecure, Personalausweis, Sicherheitsstick, Signaturkarte)
      1. XML-Datei hochladen:
        • Im Fenster 'Datenübernahme' wählen Sie den Reiter 'XML-Import'.
        • Klicken Sie in die Zeile 'bitte auswählen' (unterhalb von 'XML Daten') und wählen Sie Ihre gespeicherte XML-Datei mit dem Namen 'EasElsterMeldung_Datum.xml' aus.
        • Nach Auswahl der XML-Datei klicken Sie auf 'XML-Daten hochladen'.
        • Die hochgeladenen Daten werden automatisch in das Formular übernommen.
      1. Daten überprüfen:
        • Im Fenster 'Startseite des Formulars' müssen Sie evtl. Ihr Profil auswählen mit 'Datenübernahme aus Mein Profil'.
        • Im Reiter 'Prüfen der Eingaben' können Sie Ihre Daten vor der Übermittlung noch einmal überprüfen. 
        • Prüfen Sie alle Angaben sorgfältig auf Richtigkeit, wenn alles passt, gehen Sie auf 'ohne Korrektur' . 
        • Sollten Unstimmigkeiten auftreten, können Sie die Daten zwar direkt in Elster korrigieren - jedoch sollte die Korrektur unbedingt auch in der SDS Neo vorgenommen werden, um Unstimmigkeiten bei der nächsten Übermittlung zu vermeiden.
      1. Daten übermitteln:
        • Im Reiter 'Versenden des Formulars' können Sie die Daten an das Finanzamt übermitteln.



ENDE ANLEITUNG