Wie wird eine Kasse beim Finanzamt als "Außer Betrieb" gemeldet

Besprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro, ob und wann eine Kassen außer Betrieb genommen werden muss. Laut Gesetzestext sollen Kassen erst dann als "außer Betrieb" gemeldet werden, wenn die Kasse den Betrieb verlassen hat. Eine vorübergehende "Einmottung" ist also genau so wenig ein Grund für eine Außerbetriebnahme wie der defekt einer Kasse. 

TIPP Mit der integrierten Elster Schnittstelle der SDS Neo erstellen Sie eine Elster-Meldedatei, die Sie entweder selbst im Elster Portal des Finanzamtes hochladen oder an Ihr Steuerbüro übergeben können. 

Was ist bei der Außerbetriebnahme einer Kasse zu beachten?

Wenn eine Kasse z. B. verschrottet wird oder das Unternehmen verlässt, muss sie beim Finanzamt als außer Betrieb gemeldet werden.

WICHTIG: 

Eine Kasse, die vor dem 01.07.2025 endgültig stillgelegt wurde, muss nur dann 'außer Betrieb' gemeldet werden, wenn sie zuvor beim Finanzamt als angeschafft registriert wurde.

Auszug aus dem Schreiben des BMF (Bundesministerium der Finanzen) vom 28.06.2024 "Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO)":

• Wenn eine Kasse das Betriebsgelände verlässt, weil sie z.B. verschrottet wird, muss die außer Betrieb Meldung für diese Kasse erfolgen.
• Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.

So geht’s: Außerbetriebnahme Meldung, Step By Step...

Um eine Außer Betrieb genommene Kasse in die Elster-Meldedatei zu übertragen gehen Sie auf:

>> Menü > Stammdaten > Firma / Mandant Einstellungen > Elster Schnittstelle

TIPP  Falls Sie den Tab 'Elster Schnittstelle' nicht sehen, laden Sie hier die aktuelle Version herunter.

Gehen Sie in der SDS Neo Elster Schnittstelle rechts oben unter 'Meldepflichtige elektronische Kassensysteme (eAS)' auf: 

1. Wählen Sie die betreffende Kasse in der Liste aus.
2. Klicken Sie auf 'Aktion auswählen'
3. Klicken Sie auf 'Aufzeichnungssystem außer Betrieb nehmen'
4. Geben Sie den Grund für die Außerbetriebnahme an und klicken Sie auf 'Speichern'.
5. Klicken Sie auf 'Meldedatei für Elster erstellen' 

Im nächsten Schritt wählen Sie aus, wo die Elster-Meldedatei gespeichert werden soll und klicken auf 'Speichern'

Die Elster-Meldedatei ist nun unter dem Namen 'EasElsterMeldung' mit Datum am ausgewählten Ort gespeichert.

Wie wird die Elster-Meldedatei an das Finanzamt übermittelt

Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten, die XML-Datei zu übermitteln: Entweder geben Sie sie an Ihr Steuerbüro weiter oder senden Sie sie selbst über Ihren ELSTER-Zugang ans Finanzamt.

Wichtig: Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme der TSE erfolgen.

So übergeben Sie die XML-Datei an Ihr Steuerbüro:

Senden Sie die erzeugte XML-Datei mit dem Namen 'EasElsterMeldung' am besten per E-Mail oder alternativ auf einem USB-Stick an Ihre Steuerkanzlei. 

TIPP  In diesem Fall müssen Sie nichts weiter tun – die Meldung übernimmt Ihre Kanzlei für Sie.

So laden Sie die XML-Datei selbst im ELSTER-Portal hoch:

1. Formular aufrufen: 

• Öffnen Sie die Seite https://www.elster.de/eportal/formulare-leistungen/alleformulare/aufzeichnung146a
• Scrollen Sie auf der Seite bis ganz unten und klicken Sie ganz unten rechts auf 'Weiter'  - falls Sie noch nicht angemeldet sind, loggen Sie sich nun ein.

2. XML-Datei auswählen:

• Im Fenster 'Datenübernahme' wählen Sie den Reiter 'XML-Import'.
• Klicken Sie in die Zeile 'bitte auswählen' (unterhalb von 'XML Daten') und wählen Sie Ihre gespeicherte XML-Datei mit dem Namen 'EasElsterMeldung_Datum.xml' aus.
• Nach Auswahl der XML-Datei klicken Sie auf 'XML-Daten hochladen'.
• Die hochgeladenen Daten werden automatisch in das Formular übernommen.

3. Daten überprüfen:

• Im Fenster 'Startseite des Formulars' müssen Sie evtl. Ihr Profil auswählen mit 'Datenübernahme aus Mein Profil'.
• Im Reiter 'Prüfen der Eingaben' können Sie Ihre Daten vor der Übermittlung noch einmal überprüfen. 
• Prüfen Sie alle Angaben sorgfältig auf Richtigkeit, wenn alles passt, gehen Sie auf 'ohne Korrektur' . 
• Sollten Unstimmigkeiten auftreten, können Sie die Daten zwar direkt in Elster korrigieren - jedoch sollte die Korrektur unbedingt auch in der SDS Neo vorgenommen werden, um Unstimmigkeiten bei der nächsten Übermittlung zu vermeiden.

4. Daten übermitteln:

• Im Reiter 'Versenden des Formulars' können Sie die Daten an das Finanzamt übermitteln.

ENDE ANLEITUNG

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