Daten für den Betriebsprüfer bereitstellen

Welche Daten werden vom Betriebsprüfer gefordert

Im Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, müssen Sie die vom Finanzamt geforderten Daten im jeweils geforderten Format bereitstellen.

Neben der Datenträgerüberlassung müssen meist auch das TAR Archiv sowie die TSE Daten und die Verfahrensdokumentation + Handbuch bis hin zu Protokollen von Mitarbeiter Anweisungen oder das Protokoll der Programmieränderungen bereit gestellt werden. Grundsätzlich empfehlen wir, die Daten auf CD zu brennen um dem Betriebsprüfer die Daten auf dem geforderten manipulationssicheren Datenträger bereit zu stellen - für rechtlich verbindliche Auskünfte zum Thema Betriebsprüfung kontaktieren Sie jedoch bitte Ihr Steuerbüro oder Ihr zuständiges Finanzamt.

Maximale Sicherheit: Der SDS Betriebsprüfungs-Service

Unser Betriebsprüfungs-Service ist die ideale Lösung, eine Kassen Betriebsprüfung schnell, sicher und reibungslos zu durchlaufen. Wir sind mit den Anforderungen des Finanzamts bestens vertraut, wir übernehmen das Auslesen Ihrer Daten und stellen sie für den Betriebsprüfer ordnungsgemäß auf einem nicht manipulierbaren Medium (CD ROM) bereit. So sparen Sie Zeit bei gleichzeitig maximaler Sicherheit mehr Info

Was ist ein Kassen Programmierprotokoll

Bei Registrierkassen verlangt das Finanzamt zusätzlich auch sogenannte "Programmierprotokolle" der Kassen. Da es sich bei der SDS Kassensoftware Neo 365 um eine PC-Kassensoftware und nicht um eine programmierbare Registrierkasse / ECR-Kasse handelt und eine Programmierung an der Kasse selbst rein technisch nicht möglich ist (weder durch den Softwarehersteller noch durch den Anwender) werden kassenseitig keine Programmierprotokolle geführt.

So geht’s: Daten für das Finanzamt bereitstellen, Step By Step...

Das Finanzamt verlangt die Daten bei Betriebsprüfungen auf "einem geeigneten, nicht manipulierbaren Medium". Eine CD erfüllt diese Anforderungen perfekt. Andere Medien wie USB-Sticks, Festplatten oder E-Mails sind potenziell manipulierbar und daher weniger sicher.

Neben der Datenträgerüberlassung verlangt der Betriebsprüfer meist auch die TSE Daten, das Handbuch und die sogenannte Verfahrensdokumentation.

Wir empfehlen auch diese Daten gemeinsam mit der Datenträgerüberlassung auf CD zu brennen.

1. Protokoll der Ersteinrichtung

Sollte eine Einrichtungsdokumentation bzw.ein Protokoll der Ersteinrichtung gefordert werden, ist sie vom Anwender selbst zu erstellen.

Wenn Sie eine Übersicht der Artikel und Preise eines bestimmten Zeitraumes benötigen und Sie diese Daten in Ihren Unterlagen nicht finden, könnten Sie Daten wie z.B. Preislisten auch aus einem Backup des gewünschten Zeitraumes ziehen. Beim Auslesen von Daten aus alten Backups ist es wichtig, dass VOR dem Einspielen des Backups eine aktuelle Datensicherung erstellt wird, um das System danach wieder auf den aktuellen Stand setzen zu können.

2. Protokoll der Programmieränderungen

Je nachdem welcher Zeitraum bei Ihnen geprüft wird, müssen entweder relativ aktuelle oder aber auch sehr alte Daten beigebracht werden.

Wenn der geprüfte Zeitraum nicht vor 2022 liegt, finden Sie die Dokumentation der aktuellen Programmieränderungen auf der Update-Seite der SDS Neo und können diese als PDF drucken. Wenn der geprüfte Zeitraum vor 2022 liegt, finden Sie die Programmieränderung der alten Version im Downloadbereich des SDS Kundencenters.

Brennen Sie die Daten auf CD.

3. Datenträgerüberlassung

Laut Gesetz müssen die Daten in Form einer Datenträgerüberlassung für das Finanzamt bereitgestellt werden. Eine korrekte Bereitstellung der Daten im DSFinV-K Format ist dabei zentral. Dieses Format gewährleistet eine einheitliche Strukturierung und Benennung der Dateien und Datenfelder, unabhängig von dem im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem - das Bundeszentralamt für Steuern sagt dazu:

"Die DSFinV-K ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen für die Datenträgerüberlassung ("Z3-Zugriff") im Rahmen von Außenprüfungen sowie Kassen-Nachschauen. Sie soll eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder unabhängig von dem beim Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem sicherstellen. Das Unternehmen hat die Daten gemäß den Konventionen der DSFinV-K auf einem geeigneten Datenträger zur Verfügung zu stellen."

...ganzen Artikel beim Bundeszentralamt für Steuern lesen

3.1. Datenträgerüberlassung erstellen

Prüfer haben im Rahmen von Betriebsprüfungen die Möglichkeit per direktem Datenzugriff oder per Datenträgerüberlassung auf gespeicherte Daten zuzugreifen.

Den entsprechenden Menüpunkt finden Sie in der unter "Berichte und Auswertungen" und "Datenträgerüberlassung erstellen".

>> Menü > Auswertungen > Datenträger Überlassung erstellen

Kassensoftware für Betriebsprüfung

3.2. Exportformate für Datenträgerüberlassungen in SDS Neo

Aktuell stehen in der SDS Neo zwei Exportformate zur Verfügung, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen:

Datenträgerüberlassung nach DSFinV-K
Der DSFinV-K-Export dient zur Erfüllung der Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und stellt strukturierte Kassendaten bereit. Diese werden bei Kassennachschauen oder im Rahmen einer Betriebsprüfung verlangt.

Zweck: Prüfung von Kassensystemen
Datenumfang: Einzelbons, Transaktionen, Tagesabschlüsse, Zahlarten usw.
Format: DSFinV-K-Spezifikation (CSV/XML-Struktur)

Datenträgerüberlassung nach GdPDU
Der GDPdU-Export dient zur Bereitstellung von buchhaltungsrelevanten Daten für Betriebsprüfungen gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Dabei werden die relevanten Daten (z. B. Buchungen, Belege) in einem von der Finanzverwaltung anerkannten Format (z. B. IDEA-kompatibel) ausgegeben.

Zweck: Allgemeine Betriebsprüfung
Datenumfang: Buchführungsdaten
Format: IDEA-konform (z. B. ASCII-Dateien, Indexdateien)

HINWEIS Wählen Sie das passende Exportformat basierend auf den Anforderungen der Betriebsprüfung. Während die DSFinV-K für Kassenprüfungen unverzichtbar ist, bietet die GoBD-Überlassung umfassende Daten für eine allgemeine Betriebsprüfung.

3.3. Wichtige Eingabefelder der Datenträgerüberlassung

Für einen ordnungsgemäßen Export müssen folgende Eingabefelder ausgefüllt werden:

Exportformat
Firmenname
Ort
Land
Ansprechpartner: Hier tragen Sie die verantwortliche Person ein, die dem Betriebsprüfer als Ansprechpartner dient.
Telefon-Nr.: Geben Sie die Telefonnummer an, unter der der Ansprechpartner bei Rückfragen erreichbar ist.

3.4. Auswahl der Buchungsjahre

TIPP Datenträgerüberlassungen können flexibel erstellt werden: Entweder für den gesamten genutzten Zeitraum der Software oder für einzelne Buchungsjahre, indem Sie mehrere Datenträgerüberlassungen separat generieren.

Dazu legen Sie rechts oben unter Abgeschlossene Buchungsjahre fest, welche Jahre ausgewertet werden sollen. Passen Sie hier die Auswahl der Buchungsjahre an die Anforderungen des Finanzamtes an, um den Betriebsprüfer die benötigten Daten bereitzustellen.

Klicken Sie auf Erstellen, um die Datenträgerüberlassung zu generieren.
Wählen Sie den gewünschten Speicherort aus, an dem die Datei abgelegt werden soll.

Kontrollieren Sie vor der Erstellung der Datenträgerüberlassung sorgfältig ALLE Daten und klicken Sie dann auf "Erstellen" und geben Sie an wo die Datenträgerüberlassung gespeichert werden soll. Die Datenträgerüberlassung wird nun erzeugt und am gewünschten Speicherplatz abgelegt.

HINWEIS Wir empfehlen die Datenträgerüberlassung auf CD zu brennen, da das Finanzamt die Datenträgerüberlassung auf einem "nicht manipulierbaren Medium" erwartet.

4. TAR-Archiv auf CD brennen

Bei Betriebsprüfungen erwartet das Finanzamt die Übergabe der Daten auf einem nicht manipulierbaren Speichermedium, was z.B. durch Brennen der Daten auf CD oder DVD sichergestellt werden kann. Dieses Medium stellt sicher, dass die übergebenen Daten unveränderbar sind, wie es die gesetzlichen Anforderungen verlangen.

Speicherort des TAR-Archivs finden:

Das TAR-Archiv wird standardmäßig auf dem TSE-Stick gespeichert.
Falls ein individuelles Verzeichnis eingerichtet wurde (z. B. auf einem Netzwerkordner), finden Sie das Archiv dort.
Hier können Sie den Speicherort festlegen: >> Menü > Einstellungen > Gerätesteuerung > TAR Archiv Export

Archiv auf den PC kopieren:

Stecken Sie den TSE-Stick in Ihren PC oder greifen Sie auf das angepasste Verzeichnis zu.
Kopieren Sie die Datei "TSESeriennummer.tar" in einen temporären Ordner auf Ihrer Festplatte.

CD oder DVD erstellen:

Legen Sie eine beschreibbare CD oder DVD in Ihr Laufwerk ein.
Nutzen Sie ein Brennprogramm Ihrer Wahl (z. B. Windows-Bordmittel oder Drittanbieter-Software).
Fügen Sie die kopierte Datei zur Brennliste hinzu und starten Sie den Brennvorgang.

Überprüfung:

Nach dem Brennen vergewissern Sie sich, dass die Datei vollständig und lesbar auf dem Medium gespeichert ist.

5. Wo sind meine TSE Daten

Im Fall einer Betriebsprüfung werden die TSE Daten in der Datenträgerüberlassung gespeichert. Die TSE Daten der aktuell eingesetzten TSEs wie z.B. Client ID, Inbetriebnahme Datum, Seriennummer, Zugangsdaten, TSE Zertifikat etc. sind jederzeit einsehbar unter:

>> Menü > Firma / Mandant Einstellungen > Elster Schnittstelle

6. Verfahrensdokumentation auf CD brennen

Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element zur Erfüllung der Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie stellt sicher, dass alle steuerlich relevanten Daten und Prozesse für die Finanzverwaltung nachvollziehbar und prüfbar sind. Gemäß GoBD ist für jedes IT-gestützte Verfahren, das zur Buchführung oder zur Erstellung steuerlich relevanter Aufzeichnungen dient, eine vollständige und verständliche Verfahrensdokumentation zu erstellen. Diese muss alle organisatorischen und technischen Prozesse abbilden, die zur Erfassung, Verarbeitung, Speicherung, Sicherung, Übertragung und Archivierung der Daten beitragen.

WICHTIG Die Verfahrensdokumentation muss aktuell gehalten werden und Änderungen (z. B. Software-Updates, organisatorische Änderungen) sind nachvollziehbar zu dokumentieren.

Die Verfahrensdokumentation gliedert sich typischerweise in vier Bestandteile:

Allgemeiner Teil

Enthält Informationen zum Unternehmen, zur Geschäftstätigkeit, zu den eingesetzten Verfahren, zur internen Organisation und zu Zuständigkeiten.
Bereitzustellen durch: Kassenbetreiber bzw. das steuerpflichtige Unternehmen

Anwenderdokumentation

Beschreibt die konkreten fachlichen Abläufe bei der Nutzung des eingesetzten Systems (z. B. Kassenbedienung, Belegerstellung, Fehlerkorrektur).
Bereitzustellen durch: Kassenbetreiber bzw. das steuerpflichtige Unternehmen

Technische Systemdokumentation

Umfasst die technische Beschreibung der eingesetzten Hard- und Software, inklusive Systemarchitektur, Programmdokumentation / Handbuch, Datenbankbeschreibung, Schnittstellen sowie ggf. Installationsanleitungen.
Bereitzustellen durch: Kassenhersteller bzw. Softwareanbieter
Download Technische Beschreibung Verfahrensdokumentation SDS Neo 365
Download Handbuch SDS Neo 365
Ergänzt sollten diese Unterlagen noch vom Kassenbetreiber mit den Handbüchern für die jeweils zum Einsatz gebrachte Hardware.

Betriebsdokumentation

Dokumentiert den tatsächlichen Einsatz des Systems im Unternehmen. Dazu gehören Arbeitsanweisungen, das interne Kontrollsystem (IKS), Zugriffsregelungen, Sicherheits- und Archivierungskonzepte.
Bereitzustellen durch: Kassenbetreiber bzw. das steuerpflichtige Unternehmen

FAZIT Das Finanzamt fordert die Daten auf einem manipulationssicheren Datenträger, wir empfehlen die Daten auf CD zur Verfügung zu stellen

Maximale Zeitersparnis mit SDS Betriebsprüfungs-Service