Laden Übergabe/Aufgabe - Datenbereitstellung für das Finanzamt

Bei einer Geschäftsübergabe oder -aufgabe stehen zahlreiche Aufgaben an – von der Kündigung von Mietverträgen bis hin zur Regelung von Nachfolgeregelungen. Gerade in dieser stressigen Zeit bleibt oft wenig Raum, sich auch noch mit der Kassenübergabe oder den mit einer Geschäftsaufgabe verbundenen rechtlichen Anforderungen wie der Meldung beim Finanzamt und Datenaufbewahrung für Betriebsprüfungen auseinanderzusetzen.

Stehen Sie vor der Aufgabe, Ihren Laden an einen Nachfolger zu übergeben oder planen Sie, in den verdienten Ruhestand zu gehen? Unter Beachtung der wichtigsten Eckpunkte und korrekter Reihenfolge der notwendigen Schritte, gelingt der Übergang sicher und gesetzeskonform.

TIPP Wenn Sie Zeit sparen und sicherstellen möchten, dass die Daten für das Finanzamt ordnungsgemäß bereit gestellt werden, buchen Sie einfach unseren Geschäftsübergabe-Service.

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SDS Service im Sorglos-Paket – wir übernehmen, Sie entspannen!

Mit unserem Service zur Geschäftsübergabe oder -aufgabe bieten wir Ihnen umfassende Unterstützung, um den Übergang ohne eigenen / internen Aufwand gesetzeskonform zu gestalten.

Dabei übernehmen wir den gesamten Prozess für Sie und brennen die Daten ein manipulationssicheres Medium (CD-ROM). 

Preise & Terminbuchung

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So geht’s: Schritte bei Ladenübergabe oder -aufgabe, Step By Step...

Beachten Sie bitte die korrekte Reihenfolge um nicht versehentlich neue / leere Kassenabschlüsse zu erzeugen.

Lesen Sie die Anleitung am besten einmal kurz durch bevor Sie beginnen, um auszuschließen, dass 'mittendrin' etwas fehlt.

TIPP  Wenn Sie den SDS Service gebucht haben, können Sie die Anleitung ignorieren - wir ziehen uns die Daten per Fernwartung und stellen Ihnen eine CD für das Finanzamt bereit.

1. Z-Bon: 

• Falls noch nicht erledigt, erstellen Sie zunächst den letzten Kassenabschluss: 

• Menü > Kassenbetrieb > Funktionen > Z-Bon
• Klicken Sie im sich danach öffnenden Fenster auf "Datensicherung"

2. TAR Archiv sichern:

• Loggen Sie sich neu ein - gehen Sie dabei jedoch nicht in die Kasse, sondern oben ins Menü 

• Das TAR Archiv wird für das Finanzamt benötigt und wird (bei Kassenabschluss) standardmäßig auf dem TSE Stick gespeichert. 
• Sichern Sie das TAR Archiv für das Finanzamt auf CD wie hier beschrieben: zur Step By Step Anleitung .

3. Datenträgerüberlassung erstellen: 

Die Datenträgerüberlassung wird ebenfalls für das Finanzamt benötigt und kann für den Zeitraum der Benutzung direkt aus der SDS Neo bereitgestellt werden. 

Den entsprechenden Menüpunkt finden Sie in der unter "Berichte und Auswertungen" und "Datenträgerüberlassung erstellen". 

>> Menü > Auswertungen > Datenträger Überlassung erstellen

• Wählen Sie "Datenträgerüberlassung nach DSFinV-K"
  Der DSFinV-K-Export dient zur Erfüllung der Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und stellt strukturierte Kassendaten bereit. Diese werden bei Kassennachschauen oder im Rahmen einer Betriebsprüfung verlangt.
• Zweck: Prüfung von Kassensystemen
• Datenumfang: Einzelbons, Transaktionen, Tagesabschlüsse, Zahlarten usw.
• Format: DSFinV-K-Spezifikation (CSV/XML-Struktur)
• Füllen Sie die benötigten Felder aus:
• Firmenname, Ort, Land
• Ansprechpartner (verantwortliche Person ein, die dem Betriebsprüfer als Ansprechpartner dient)
• Telefon-Nr. (Telefonnummer des Ansprechpartners)
• Wählen Sie den Zeitraum:

Datenträgerüberlassungen können flexibel erstellt werden: Entweder für den gesamten genutzten Zeitraum der Software oder für einzelne Buchungsjahre, indem Sie mehrere Datenträgerüberlassungen separat erzeugen. Wählen Sie oben rechts den gewünschten Zeitraum aus.

• Datenträgerüberlassung auf dem PC speichern:

Kontrollieren Sie vor der Erstellung der Datenträgerüberlassung sorgfältig alle Daten. 

Klicken Sie dann auf Erstellen und wählen Sie den gewünschten Speicherort aus, an dem die Datei abgelegt werden soll.

Achtung: Wir empfehlen die Datei für das Finanzamt auf CD Rom zu brennen (nicht manipulierbares Medium).

4. Dokumente speichern: 

• Speichern Sie ebenso das Benutzerhandbuch, das Protokoll der Programmieränderungen sowie das TSE-Prüfzertifikat

5. TSE Zugangsdaten notieren oder abfotografieren: 

• Wechseln Sie in das Reiterkärtchen Elster Schnittstelle und notieren Sie sich im unteren Bereich die PIN PUK und TAB der betreffenden TSE.
• Bleiben Sie für den nächsten Schritt in der  Elster Schnittstelle:

6. Außerbetriebnahme Meldung beim Finanzamt:

Die Meldung beim Finanzamt muss innerhalb 1 Monat erfolgen. Zuständig für die Meldung ist der Steuerpflichtige. (Falls der Kassen-PC von einem neuen Laden-Inhaber übernommen wird, muss zusätzlich die Inbetriebnahme-Meldung durch den neuen Betreiber erfolgen.) So erzeugen Sie die Datei für die Außerbetriebnahme-Meldung:

>> Menü > Stammdaten > Firma / Mandant Einstellungen > Elster Schnittstelle

(Falls Sie den Tab 'Elster Schnittstelle' in Ihrer SDS Neo nicht sehen, laden Sie hier die aktuelle Version herunter.)

1. Wählen Sie die betreffende Kasse in der Liste unter Meldepflichtige elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) aus.
2. Klick auf 'Aktion auswählen'
3. Klick auf 'Aufzeichnungssystem außer Betrieb nehmen'
4. Grund für die Außerbetriebnahme angeben und 'Speichern'.
5. Klick auf 'Meldedatei für Elster erstellen' 

Im nächsten Schritt wählen Sie aus, wo die Elster-Meldedatei gespeichert werden soll und klicken auf 'Speichern'

Die Elster-Meldedatei ist nun unter dem Namen 'EasElsterMeldung' mit Datum am ausgewählten Ort gespeichert.

Wie wird die Datei an das Finanzamt übermittelt

WANN: Die XML-Datei muss innerhalb 1 Monat ab Außerbetriebnahme beim Finanzamt eingereicht werden.

WIE: Die Einreichung kann entweder Ihr Steuerbüro übernehmen (A) oder Sie laden die XML-Datei selbst im Elster Portal hoch (B).

A) Mein Steuerbüro soll das für mich erledigen:

Senden Sie die erzeugte XML-Datei (EasElsterMeldung) per E-Mail oder via USB-Stick an Ihre Steuerkanzlei und lassen Sie sich Feedback geben, wann die Meldung beim Finanzamt erfolgreich durchgeführt wurde.

B) Ich möchte die Meldung selbst im ELSTER-Portal vornehmen:

Wer noch keinen eigenen Elster Zugang hat, kann ihn zwar kostenfrei direkt im ELSTER-Portal beantragen - jedoch nimmt das einige Zeit in Anspruch, da die Zugangsdaten nach einer Identitätsprüfung per Post zugestellt werden. Wenn Sie sich den Aufwand sparen möchten oder wenn es pressiert, wählen Sie Variante A) und lassen die Meldung durch Ihr Steuerbüro erledigen.

1. Elster-Formular aufrufen: 

• Öffnen Sie die Seite https://www.elster.de/eportal/formulare-leistungen/alleformulare/aufzeichnung146a
• Scrollen Sie auf der Seite bis ganz unten und klicken Sie ganz unten rechts auf 'Weiter'

2. Elster-Login:

• Falls Sie noch nicht eingeloggt sind, wählen Sie nun Ihre persönliche Login-Variante (Zertifikatsdatei, ElsterSecure, Personalausweis, Sicherheitsstick, Signaturkarte)

3. XML-Datei hochladen:

• Im Fenster 'Datenübernahme' wählen Sie den Reiter 'XML-Import'.
• Klicken Sie in die Zeile 'bitte auswählen' (unterhalb von 'XML Daten') und wählen Sie Ihre gespeicherte XML-Datei mit dem Namen 'EasElsterMeldung_Datum.xml' aus.
• Nach Auswahl der XML-Datei klicken Sie auf 'XML-Daten hochladen'.
• Die hochgeladenen Daten werden automatisch in das Formular übernommen.

4. Daten überprüfen:

• Im Fenster 'Startseite des Formulars' müssen Sie evtl. Ihr Profil auswählen mit 'Datenübernahme aus Mein Profil'.
• Im Reiter 'Prüfen der Eingaben' können Sie Ihre Daten vor der Übermittlung noch einmal überprüfen. 
• Prüfen Sie alle Angaben sorgfältig auf Richtigkeit, wenn alles passt, gehen Sie auf 'ohne Korrektur' . 
• Sollten Unstimmigkeiten auftreten, können Sie die Daten zwar direkt in Elster korrigieren - jedoch sollte die Korrektur unbedingt auch in der SDS Neo vorgenommen werden, um Unstimmigkeiten bei der nächsten Übermittlung zu vermeiden.

5. Daten übermitteln:

• Im Reiter 'Versenden des Formulars' können Sie die Daten an das Finanzamt übermitteln.

7. Entfernung der Technische Sicherheitseinrichtung: 

• Ziehen Sie die TSE vom Kassen-PC ab und bewahren Sie sie sicher auf.

8. Manipulationssichere Aufbewahrung:

• Speichern Sie alle Daten auf einem manipulationssicherem Medium, z.B. CD-Rom und bewahren Sie diese sowie Ihren TSE Stick an einem sicheren Ort auf.

9. PC Bereinigung:

• Unabhängig davon, ob der PC verschrottet oder von einem neuen Betreiber weiter eingesetzt wird, sollten sensible Kassendaten wie Mandanten oder Backups vom Kassen PC gelöscht werden. 

ENDE  ANLEITUNG