Finanzamt Registrierung - Fristen, Termine, Vorgaben
Das Gesetz zur Meldung elektronischer Kassensysteme steuerpflichtiger Unternehmen in Deutschland ist seit dem 01.01.2025 in Kraft getreten.
Was ist meldepflichtig?
- Anschaffung einer neuen Kasse: Meldepflicht innerhalb 1 Monat ab Inbetriebnahme. zur Anleitung Meldung einer neuen Kasse
- Austausch des Kassen-PCs: Meldepflicht innerhalb 1 Monat ab Inbetriebnahme. zur Anleitung Austausch Kassen PC
- TSE Erneuerung: Meldepflicht innerhalb 1 Monat ab Inbetriebnahme. zur Anleitung TSE Erneuerung
- Wechsel der TSE: Meldung einer TSE, die zuvor an einer anderen Kasse aktiv war, innerhalb 1 Monat ab Inbetriebnahme. zur Anleitung
- Wechsel der Betriebsstätte: Meldung von Kassen, die von einer Betriebsstätte an eine andere verlegt werden innerhalb 1 Monat ab Inbetriebnahme. zur Anleitung
- Außerbetriebnahme einer Kasse: Meldung von Kassen, die aus der Betriebsstätte entfernt und nicht mehr genutzt werden innerhalb 1 Monat ab Außerbetriebnahme. zur Anleitung
Welche Fristen gelten?
Ab dem 01.07.2025 angeschaffte oder in Betrieb genommene Kassen:
→ Die jeweilige Registrierung muss innerhalb von 1 Monat nach Anschaffung bzw. Inbetriebnahme erfolgen. Die Meldepflicht gilt für: neue Kassen, Austausch des Kassen-PCs, Erneuerung der TSE, Wechsel der TSE, Wechsel der Betriebsstätte sowie Außerbetriebnahme von Kassen.
Vor dem 01.07.2025 angeschaffte oder in Betrieb genommene Kassen:
→ Die Erst-Registrierung aller Bestandskassen Deutschlands beim Finanzamt musste zwischen 01.01.2025 bis spätestens 31.07.2025 erfolgt sein.
Gibt es Unterschiede zwischen eigenen und gemieteten Kassen?
Die Meldepflicht umfasst alle eAS, die in einem Betrieb vorhanden sind – selbst solche, die nicht aktiv genutzt werden. Bereits der Besitz eines eAS (elektronisches Aufzeichnungssystem) löst die Meldepflicht aus. Dazu zählen auch gemietete, geleaste oder kurzfristig geliehene eAS wie solche, die käuflich erworben wurden. Die Meldepflicht umfasst sämtliche eAS, die in einem Betrieb vorgehalten werden, unabhängig von der Nutzung oder der Art der Anschaffung. Es spielt keine Rolle, ob die Systeme gekauft, geschenkt, gemietet, gemietet oder nur vorübergehend geliehen sind. Entscheidend ist allein, dass das System im Besitz des Betriebs ist.
Was ist bei Außerbetriebnahmen zu beachten?
Wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eAS) vorübergehend nicht nutzen, es jedoch weiterhin in Ihrem Betrieb vorhalten, ist keine Meldung einer Außerbetriebnahme erforderlich. Die Meldepflicht zur Außerbetriebnahme greift erst, wenn das eAS dauerhaft außer Betrieb genommen und nicht mehr im Betrieb vorgehalten wird. Das bedeutet, solange das eAS physisch in Ihrem Betrieb vorhanden ist und potenziell wieder eingesetzt werden kann, müssen Sie keine Außerbetriebnahme beim Finanzamt melden.
Step By Step Anleitung Außerbetriebnahme
Wer muss die Meldung durchführen?
Grundsätzlich liegt die Verantwortung zur Meldung beim Unternehmer - dem Steuerpflichtigen. Der Steuerpflichtige muss alle Kassensysteme, die in seinem Betrieb genutzt werden, fristgerecht dem Finanzamt mitteilen. Alternativ kann dazu auch eine bevollmächtigte Person, beispielsweise der Steuerberater beauftragt werden.
Wie wird die Meldung durchgeführt?
Die Meldung muss beim Finanzamt digital erfolgen. Dazu wird ab SDS Neo Version 8.2. eine xml Datei erzeugt, die im Elster Portal des Finanzamtes hochgeladen oder an das Steuerbüro übergeben werden kann. Die entsprechenden Step By Step Anleitungen finden Sie hier: Registrierung beim Finanzamt
Was muss ich bei mehreren Kassen / mehreren Standorten beachten?
Alle Kassensysteme einer Betriebsstätte müssen in einer Mitteilung zusammengefasst gemeldet werden.
- 1 Meldung je Betriebsstätte.
- In der Meldung müssen alle Kassen der Betriebsstätte enthalten sein.
Gibt es Ausnahmen?
Die einzige Ausnahme von der Meldepflicht betrifft Taxameter. Alle anderen Kassensysteme, einschließlich gemieteter oder geleaster Systeme, unterliegen der Meldepflicht und müssen dem Finanzamt gemeldet werden. Wenn Sie zwar elektronische Kassensysteme betreiben, aber nicht steuerpflichtig sind, informieren Sie sich bitte bei Ihrer zuständigen Finanzbehörde ob Sie TSE-pflichtig sind und unter die Meldepflicht fallen.
Fazit
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Kassenmeldepflicht in Kraft und es wird entscheidend sein, die gesetzlichen Fristen einzuhalten um mögliche Strafen zu vermeiden. Nutzen Sie die zur Verfügung stehenden elektronischen Meldewege, wie z.B. die Erzeugung der XML Meldedatei in Ihrer SDS Neo um die Prozesse so reibungslos wie möglich zu gestalten.