Kassenwechsel richtig gemacht – Vom PC-Tausch bis zur Finanzamt-Meldung


Der Wechsel eines Kassen-PCs erfordert mehr als nur technisches Geschick. Neben der sicheren Übertragung aller finanzamtsrelevanten Daten müssen auch die korrekte Außerbetriebnahme der alten Kasse und die Inbetriebnahme-Meldung der neuen Kasse beim Finanzamt erfolgen. Zusätzlich sollten die Daten der alten Kasse für Betriebsprüfungen ordnungsgemäß gesichert werden.


Auf diesen Seiten erfahren Sie alles, was Sie über den reibungslosen Umzug Ihrer Kassendaten auf einen neuen PC wissen müssen und welche Maßnahmen für Ihr Finanzamt erforderlich sind.


TIPP Sie können den Kassenwechsel selbstverständlich selbst durchführen – oder Sie machen es sich ganz einfach mit unserem SDS Kassenumzugsservice: Damit übernehmen wir den gesamten Prozess für Sie – von der Datenbereitstellung für Betriebsprüfungen über Lieferung der neuen Hardware bis zur sicheren Inbetriebnahme. Ihr bestehendes Zubehör wie Bondrucker, Kassenlade und Barcodescanner kann dabei nahtlos weiterverwendet werden. Verlassen Sie sich auf unsere Erfahrung und sparen Sie wertvolle Zeit, während wir den Kassenwechsel für Sie effizient, sicher und finanzamtskonform abwickeln, siehe unten SDS Kassenumzugsservice.



So geht’s: Anleitung Austausch einer Kasse, Step By Step...


Die nachfolgende Anleitung beschreibt den Kassen-PC-Austausch in Eigenregie. Wenn Sie den SDS Kassenumzugsservice gebucht haben, können Sie die Anleitung einfach ignorieren – wir kümmern uns um alles!


A) Schritte am alten PC

    1. Wenn bereits Buchungen vorhanden sind:
      1. Z-Bon: Evtl. letzten Kassenabschluss / Z-Bon machen falls noch nicht erstellt.
      2. TAR Archiv sichern: 
        • Das TAR Archiv wird für das Finanzamt benötigt und wird (bei Kassenabschluss) standardmäßig auf dem TSE Stick gespeichert. 
        • Falls das bei Ihnen der Fall sein sollte, müssen Sie das TAR Archiv nicht extra sichern, insofern der TSE Stick an den neuen PC mitgenommen wird. Wenn sich das TAR Archiv nicht auf der TSE befinden sollte, sichern Sie das TAR Archiv an einen sicheren Ort, am besten auf CD wie hier beschrieben: zur Step By Step Anleitung
      1. Datenträgerüberlassung erstellen: 
        • Die Datenträgerüberlassung wird für das Finanzamt benötigt und kann für den Zeitraum der Benutzung direkt in der SDS Neo bereitgestellt werden. Sichern Sie die Datenträgerüberlassung an einen sicheren Ort, am besten auf CD wie hier beschrieben: zur Step By Step Anleitung
      1. Sichern Sie zusätzlich folgende Daten: 
        • Verfahrensdokumentation, Benutzerhandbuch, Protokoll der Programmieränderungen, TSE-Prüfzertifikat
        • HINWEIS: Das Finanzamt erwartet die Daten auf einem "nicht manipulierbaren Medium". Wir sichern die Daten daher im Rahmen unseres Komplettservice (siehe oben) grundsätzlich auf CD, was wir für selbst zu erstellende Daten auch empfehlen.
    1. Datenbank sichern: Menü > Einstellungen > „Datensicherung“
    2. Einloggen und Daten für das Finanzamt erstellen / sichern:
      • Loggen Sie sich noch einmal in die SDS Neo ein, gehen Sie dabei jedoch nicht in die Kasse sonst wird einer neuer Z-Bon begonnen.
      • Gehen Sie auf Menü > Stammdaten > Firma/Mandant Einstellungen
        1. TSE Zugangsdaten sichern: 
          • Falls Ihnen die Zugangsdaten für Ihre TSE nicht bekannt sind, lesen Sie diese jetzt aus.
          • Wechseln Sie dazu in das Reiterkärtchen Elster Schnittstelle und notieren Sie sich im unteren Bereich die PIN PUK und TAB der betreffenden TSE. Bleiben Sie hier für den nächsten Schritt.
        1. Außerbetriebnahme des PCs in die xml Datei für das Finanzamt übertragen:
          • Wenn der Kassen-PC außer Betrieb genommen werden soll, müssen Sie die Außerbetriebnahme-Daten in die xml Datei für Elster Online übertragen. Gehen Sie dazu oben auf "Aktion auswählen > eAS außer Betrieb nehmen".
          • Die Anleitung zur Vorgehensweise bei der Außerbetriebnahme finden Sie hier: zur Step By Step Anleitung
          • TIPP Lesen Sie die xml-Datei dann noch nicht in Elster Online ein, da erst der neue Kassen-PC zur xml-Datei hinzugefügt werden muss.
        1. Ihre Lizenz
          1. Wechseln Sie zum Reiterkärtchen Filialen & Clients
          2. Lizenz sichern: Notieren Sie sich die Lizenz des PCs.
          3. Lizenz deaktivieren: Klicken Sie auf „Lizenz deaktivieren“.
        2. Technische Sicherheitseinrichtung entfernen: Ziehen Sie die TSE vom PC ab.


B) Schritte am neuen PC

    1. TSE einstecken: TSE an einen beliebigen USB Steckplatz stecken
    2. SDS Neo installieren: Download aktuelle Version SDS Neo 365
    3. Datensicherung einspielen: SDS Neo starten und in der linken Menüleiste „Mandant wiederherstellen“
    4. Lizenz aktivieren: SDS Neo starten und Lizenzdaten eintragen
    5. TSE in Betrieb nehmen: Menü > Einstellungen > TSE Inbetriebnahme > Zugangsdaten PIN PUK und TAB der betreffenden TSE eingeben.
    6. Zubehör in Betrieb nehmen: 
    1. Daten für das Finanzamt erstellen / sichern:
      1. Übertragen Sie den neuen Kassen-PC in die xml Datei für Elster Online. Gehen Sie dazu auf "Aktion auswählen > Vorhandenes Aufzeichnungssystem hinzufügen".
      2. Die Anleitung wie Sie eine neue Kasse in die xml Datei übertragen finden Sie hier: zur Step By Step Anleitung


ENDE  ANLEITUNG




SDS Kassenumzugsservice

Mit dem SDS Kassenumzugsservice bieten wir Ihnen eine umfassende Lösung für den reibungslosen Austausch Ihrer Kasse. Unser Service entlastet Sie von der kompletten Abwicklung – von der Sicherung und Bereitstellung der Daten der alten Kasse bis hin zur vollständigen Einrichtung der neuen Kasse. Vertrauen Sie auf unsere Expertise und sparen Sie wertvolle Zeit.



1. Betriebsprüfungsservice: 

Dieser Serviceteil umfasst die Bereitstellung der Daten für das Finanzamt. Wir stellen sicher, dass alle finanzamtsrelevanten Daten von Ihrem alten PC gesichert werden, bevor dieser z.B. entsorgt wird. Ebenso unterstützen wir Sie dabei, Ihre steuerlichen Pflichten zu erfüllen, indem wir wichtige Daten wie die Datenträgerüberlassung, das Protokoll der Programmieränderungen, das Softwarehandbuch sowie das TAR-Archiv gesammelt auf CD bereitstellen. Mit unserer Unterstützung stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen für das Finanzamt bereitgestellt werden.


2. Datenübernahme

Dieser Serviceteil umfasst den kompletten Datentransfer von der alten auf die neue Kasse. Darüber hinaus übernehmen wir alle Daten Ihrer Kassensoftware, einschließlich Stammdaten, Artikeldaten, Kundendaten, Kassenbons, Kassenabschlüsse und vielem mehr. Mit unserem All-Inklusiv-Service können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Kassen-PC-Wechsel reibungslos und effizient abläuft.


3. Installation & Einrichtung vorhandenem Zubehörs

Dieser Serviceteil umfasst die Inbetriebnahme verschiedener Komponenten, um Ihren neuen Kassen-PC optimal zu nutzen. Wir kümmern uns um die Anbindung Ihrer EC-Geräte, binden den neuen Kassen-PC in Ihr Firmennetzwerk ein und verbinden vorhandenes Zubehör wie Bondrucker, Barcodescanner, Kassenlade und Kundendisplay. Wir nehmen die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) an der alten Kasse außer Betrieb und stellen sicher, dass sie auf dem neuen Kassen-PC betriebsbereit ist.


4. TSE Inbetriebnahme / Kassenmeldedatei

Übernahme der Technischen Sicherheitseinrichtung an die neue Kasse: Wir sorgen dafür, dass die erforderlichen Daten zur TSE-Inbetriebnahme von der alten Kasse gesichert und an die neue Kasse übertragen werden. Sie müssen sich keine Gedanken um TSE-Zugangsdaten, TAR-Archiv oder die korrekte Inbetriebnahme und Bereitstellung der Inbetriebnahmedaten für das Finanzamt machen.


5. Kassen Außerbetriebnahme Meldung

Wir unterstützen Sie bei der Außerbetriebnahme Meldung der alten Kasse für das Finanzamt.


6. Kassen Inbetriebnahme Meldung

Wir unterstützen Sie bei der Inbetriebnahme Meldung der neuen Kasse für das Finanzamt.



TIPP Mit dem SDS Kassenumzugsservice haben Sie einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite, der Ihnen den Kassenwechsel einfach, sicher und stressfrei gestaltet - Aufwand sparen, Service buchen