GoBD

GoBD Kassensoftware: Die CSS Group® GoBDExport Schnittstelle ist von Audicon verifiziert, dem Unternehmen das die Finanzamtsprüfsoftware bereit stellt.





TIPP  Falls eine Steuer- Betriebsprüfung ansteht, reichen Sie zusätzlich das Audicon-Zertifikat ein.

Download Audicon Zertifikat der Kassensoftware
Download Verfahrensdokumentation der Kassensoftware
Hinweise zur Registrierkassenpflicht in Österreich
 

Was bedeutet eigentlich GoBD

Im Zusammenhang mit Buch- und Kassenführung hört man immer wieder folgende Begriffe, wenn es darum geht das eine Buchaltung die Anforderungen des Finanzamt entsprechen soll. Man spricht auch allgemein von der Finanzamt-Konformität.
 

• GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
• GoBS = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
• GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Die Regelungen von GUPdU und GoBS sind in der GoBD zusammengefasst worden. Die GoBD enthält auf 37 Seiten die Anforderungen der Finanzbehörde an Buchführungen die elektronisch erstellt oder gespeichert werden.

Das sind also bis heute alle Buchhaltungen. Ob diese ganz elektronisch oder teilweise in Papierform vorliegen ist dabei irrelevant. Zusammengefasst ist dort geregelt, dass alle Buchhaltungsunterlagen folgende Grundsätze erfüllen müssen:    

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfung (GoBD-Kapitel 3.1)
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnungen (GoBD-Kapitel 3.2)
• Vollständigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.1)
• Richtigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.2)
• Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung (GoBD-Kapitel 3.2.3)
• Ordnung (GoBD-Kapitel 3.2.4)
• Unveränderbarkeit (GoBD-Kapitel 3.2.5)

 

Technische Anfoderungen an die eingesetzte Software

Der Begriff Buchung bezieht sich auf alle steuerrelevanten Vorgänge im System. So sind z.B. Rechnungen, Kassenbuchungen, Gutschrifen, Kasseneinlagen und Kassenentnahmen steuerrelevante Vorgänge. Angebote und Kundenbestellungen können hier vernachlässigt werden da diese keine steuerliche Relevanz besitzen.
 

• Jede Buchung muss detailliert und nachvollziehbar gespeichert sein.
• Jede Buchung muss fortlaufend nummeriert werden. (Eindeutiger Nummernkreis)
• Jeder Storno muss detailliert und nachvollziebar gespeichert werden.
• Alle steuerrelevanten Stammdaten (wie z.B. Bestandsänderungen, Preisänderungen, Wareneingänge, etc.) müssen mit Datum und Änderungsart nachvollziehbar protokolliert werden und bei einer Steuer- Betriebsprüfung in die Datenträgerüberlassung einfließen.
• Alle Änderungen an Belegen müssen mit Datum und Uhrzeit inhaltlich nachvollziehbar protokolliert werden.
• Jeder Bericht (Tagesabschluss - Z-BON) muss fortlaufend nummeriert und gespeichert werden.
• Alle Daten müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren unveränderbar im System gespeichert werden.
• Es muss eine Verfahrensdokumentation für das System vorliegen.

WICHTIG  Bei einer Steuer- Betriebsprüfung muss dem Prüfer eine Datenträgerüberlassung erstellt werden können und / oder der mittelbare Zugriff eingeräumt werden. Erläuterungen dazu finden Sie weiter unten in diesem Dokument

Der Zugriff auf das System, bzw. die Datenbanken sind mit einem ausreichenden Schutz vor Manipulationen zu schützen, d.h. es dürfen keine Änderungen an steuerrelevanten Daten außerhalb des Programms erfolgen. (siehe in der Verfahrensdokumentation der jeweiligen Software)  

Welche Anforderunge bestehen an den Betreiber der Software (Steuerpflichtiger)

• Alle Warenbewegungen (Verkäufe, Rechnungen, etc.) in Ihrem Geschäft müssen korrekt und vollständig über die Software gebucht werden.
• Alle Stornos und Warenrückgaben (Rückläufer, Umtausch oder Reklamation) müssen korrekt und vollständig über die Software gebucht werden.
• Alle Wareneingänge müssen über die Software gebucht werden. Es wird ein entsprechendes Warenbewegungsprotokoll geschrieben.
• Sie müssen am Ende eines jeden Arbeitstages ein Tagesabschluss (Z-BON) über die Kasse erstellen, ausdrucken und archivieren.
• Sie müssen ein monatliches Kassenbuch ausdrucken und archivieren.
• Sie dürfen in der Software keine steuerrelevanten Daten nachträglich löschen oder verändern.
• Sie müssen sicherstellen, dass bei einem Verlust Ihrer Daten z.B. Brand, Einbruch oder Systemabsturz eine Datensicherung zur Verfügung steht. Es empfiehlt sich, diese täglich auf einem USB Stick zu erstellen.
• Sie müssen Ihre Daten mind. 10 Jahre lang elektronisch im System (Software) aufbewahren, d.h. Sie dürfen keine steuerrelevanten Daten vorzeitig vom System löschen.
• Das Personal muss in die Bedienung der Software eingewiesen werden.
• Sie müssen während der Betriebsprüfung mitwirken und dem Steuerprüfer auf Verlangen z.B. erklären, wie alles in der Software funktioniert.
   

Ausschnitt aus dem Gesetzestext der GoBD

Datenträgerüberlassung für das Finanzamt oder den Steuerprüfer
Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwedigen Informationen (z.B über die Dateiherkunf [Eingesetztes System], die Dateistruktur, die Datenfelder, verwendete Zeichensatztabellen sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen in denen sich die Daten bei einem Dritten befinden.

Auch die zur Auswertung der Daten notwendiger Strukturinformationen müssen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden.
Bei unvollständigen oder unzutreffenden Datenlieferungen kann die Finanzbehörde neue Datenträger mit vollständigen und zutreffenden Daten verlangen. Im Verlauf dere Prüfung kann die Finanzbehörde auch weitere Datenträger mit aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anfordern.
  Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein. Eine Entschlüsselung der übergebenen Daten muss spätestes bei der Datenübernahme auf die Systeme der Finanzverwaltung erfolgen.
  Wenn eine Datenträgerüberlassung erstellt wird, muss diese ohne fremde Hilfsmittel, oder Umformatierung in einem Zug in das System der Finanzbehörde importiert werden können.

Die Finanzbehörde setzt zur Prüfung IDEA 10 ein, dazu wurde ein einheitlicher Importstandard der Finanzbehörde mit der Audicon GmbH definiert. Dieser Standard garantiert, dass alle gelieferten Daten einer Datenträgerüberlassung in die Systeme der Finanzbehörde eingelesen werden können.

Was bedeutet unmittelbarer Zugriff eines Steuerprüfers

Beim unmittelbaren Zugriff hat der Steuerpflichtige dem Prüfer die für den Datenzugriff erforderlichen Hilfmittel zu Verfügung zu stellen und ihn für den Nur Lesezugriff in das DV-System einzuweisen.

Die Zugangsberechtigung muss so geschaltet sein, dass dem Prüfer dieser Zugriff auf alle auszeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten eingeräumt wird. Sie umfasst die im DV-System genutzten Auswertmöglichkeiten (z.B. Filtern, Sortieren, Konsolidieren) für Prüfungszwecke, (z.B. in Revisionstools, Standardsoftware, Backofficeprodukten).

In Abhängigkeit vom konkreten Sachverhalt kann auch eine vom Steuerpflichtigen nicht genutzte, aber im DV-System vorhandene Auswertmöglichkeit verlangt werden.

Eine Volltextsuche, eine Ansichtsfunktion oder ein selbsttragendes System, das in einer Datenbank nur für die archivierten Dateien vergebene Schlagworte als Indexwerte nachweist, reicht nicht aus.

Eine Unveränderbarkeit des Datenbestandes und des DV-Systems durchdie Finanzbehörde muss seitens des Steuerpflichtigen oder eines von ihm beauftragten Dritten gewährleistet werden.

Was bedeutet Mittelbarer Zugriff eines Steuerprüfers

Beim mittelbaren Zugriff gehört zur Mithilfe des Steuerpflichtigen beim Nur-Lesezugriff neben der Zurverfügungstellung von Hard- und Software die Unterstützung durch mit dem DV-System vertraute Personen. Der Umfang der zumutbaren Mithilfe richtet sich nach den betrieblichen Gegebenheiten des Unternehmens. Hierfür können z.B. seine Größe oder Mitarbeiterzahl Anhaltspunkte sein.

Hier finden Sie den kompletten Gesetzestext der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)  Kompletter Gesetzestext GoBD

Welche Daten werden auf der Datenträgerüberlassung für das Finanzamt dokumentiert?

Die Datenträgerüberlassung wird mit unserer GoBDExport Schnittstelle Version 1.0 erstellt. Eine ausführliche Anleitung der Export Schnittstelle finden Sie in der Verfahrensdokumentation der jeweiligen Software.
 

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