Das Artikel Stammblatt

Im Artikelstammblatt werden alle Daten zum Artikel hinterlegt. Neben der Artikelnummer, Warengruppe, Bezeichnung und Artikel-Zusatztexten werden hier auch die Verkaufs- und Verpackungseinheiten sowie Pfandwerte, Artikelbilder und das Verhalten beim Kassieren festgelegt.

TIPP Das Artikelstammblatt können Sie in der Artikelliste mit Doppelklick auf die EAN öffnen

Artikel anlegen: Stammdaten > Artikelstamm > Klick oben links auf "Neu"



Es gibt 3 Pflichtfelder die ausgefüllt werden müssen:

1. EAN
2. Bezeichnung
3. Warengruppe

TIPP  Alle anderen Felder können - müssen jedoch nicht ausgefüllt werden.

Einträge im Artikelstammblatt der Kassensoftware

EAN / Art-Nr

Unter "EAN / Art-Nr" sollten Sie der Einfachheit halber genau die Artikelnummer hinterlegen die der Artikel bereits hat. In Frage kommt z.B. der Barcode (falls am Produkt vorhanden) oder die Bestellnummer des Artikels. Nur für Artikel die tatsächlich gar keine Nummer haben muss eine neue "ausgedachte" Nummer eingetragen werden.

Die "EAN / Art-Nr" kann Zahlen und Buchstaben enthalten und muss eindeutig sein, es ist nicht möglich eine Nummer doppelt zu vergeben.

TIPP Zusätzliche EAN's bzw. Strichcodes können Sie unter "ScanCodes" hinterlegen ...Siehe unten "ScanCodes"

Vorhandene EAN/Art-Nr verwenden

Falls ein Artikel bei Lieferung bereits mit einem Barcode / Strichcode versehen ist, kann dieser der Einfachheit halber auch direkt so im Artikelstammblatt hinterlegt werden.

Geben Sie dazu bei Artikelanlage den Barcode unter "EAN / Art-Nr" ein (eintippen oder einscannen) und tragen Sie dann die weiteren Artikeldaten wie Bezeichnung, Warengruppe etc. ein.


Eigene EAN/Art-Nr vergeben

Eigene Nummernkreise sollten nur zum Einsatz kommen wenn Ihre Artikel tatsächlich nicht einmal eine Bestellnummer haben die Sie verwenden könnten oder wenn es zwingend erforderlich ist eigene Nummernkreise aufzubauen.

So haben selbst hergestellte Artikel z.B. gar keine Nummer - in diesem Fall muss man sich sinnvolle Nummernkreise 'ausdenken', die erste Nummer wird dann bei Anlage des Artikels per Hand eingeben und beim nächsten Artikel kann man sich die nächste freie Nummer mit einem Klick auf die 3 Punkte (am Zeilenende von EAN) vorschlagen lassen.

Eigene Nummernkreise sollten Zwecks übersichtlicher Sortierung mit füllenden (jedoch nicht mit führenden!) Nullen angelegt werden


TIPP  Keine führenden Nullen verwenden - vorangestellte Nullen führen zu Problemen bei der Arbeit mit externen Programmen wie z.B. Excel.


Richtige Nummernkreise

• 10001, 10002, 10003
• 22358, 22359, 22360

Falsche Nummernkreise

• 1,2,3,4 - führt zu unguter Sortierung in der Warenwirtschaft
• 0001, 0002, 0003 - führt zu Import- und Exportproblemen da Excel führende Nullen gern kapert

 

Set / Buchungs-Nr

Die Set-Nummer ist ein vielseitiges Werkzeug, das sowohl in der Modebranche (1 Kleid in verschiedenen Größen und Farben) als auch im Schuhhandel (1 Paar Schuhe in verschiedenen Größen) bis hin zum Getränkehandel (Cola als Flasche oder als Kasten) Anwendung findet.

Die Set-Nummer fasst beliebige Artikel zu einer Gruppe zusammen. Beim Kassieren geben Sie nur die Set-Nummer ein und Ihnen wird die ganze Artikelgruppe - die zu einem Set zusammengefasst wurden - angezeigt.
 

Warengruppe

Die Warengruppe kann frei eingegeben werden. Das Programm 'merkt' sich jede eingegebene Warengruppe, sie kann später aus der Warengruppenliste ausgewählt werden. (Klick auf schwarzen Pfeil am Zeilenende)
Falls eine Warengruppe noch nicht vorhanden ist, geben Sie einfach die gewünschte Warengruppe in das Feld ein. Diese wird dann automatisch gespeichert.
Unter Verpackungseinheit geben Sie ein, wie Sie den Artikel bestellen

 

Bezeichnung

Name des Artikels, max 50 Zeichen, wird auf den Kassenbon gedruckt

 

Langtext

Längere Beschreibung des Artikels, wird nicht auf den Kassenbon gedruckt, kann jedoch auf Rechnungen, Lieferscheinen etc. gedruckt werden

 

Zusatz 1-3

Hier können Zusatzinformationen zum Artikel hinterlegt werden, max. 50 Zeichen, werden normalerweise auf dem Bon gedruckt können aber auch ausgeblendet werden: Zusatz1, 2 oder 3 nicht auf Kassenbon drucken

 

Menge / Einheit

Hier hinterlegen Sie wie der Artikel verkauft wird (z.B. stückweise: Menge = 1 / Einheit = Stück)

Lose Artikel wie Obst und Gemüse können gramm- oder kiloweise verkauft werden. Entsprechend kann unter Menge 100 und unter Einheit g (für "100 g") eingegeben werden oder aber unter Menge 1 und unter Einheit kg (für "1 kg").

 

Verpackungseinheit / Menge:

Hier hinterlegen Sie wie der Artikel beim Lieferant bestellt und auch geliefert wird (z.B. kartonweise: Verpackungseinheit = Karton / a = 30 Stück)

Beispiele zur korrekten Mengenangabe:

Ein Artikel wird stückweise verkauft, bestellt wird er als Karton mit 30 Stück:

• Menge = 1
• Einheit = Stück
• Verpackungseinheit = Karton
• a Menge = 30 Stück

Ein Artikel wird stückweise verkauft, bestellt wird er als Kasten mit 25 Stück:

• Menge = 1
• Einheit = Stück
• Verpackungseinheit = Kasten
• a Menge = 25 Stück

Ein Artikel wird stückweise verkauft, bestellt wird er als VE mit 10 Stück:

• Menge = 1
• Einheit = Stück
• Verpackungseinheit = VE
• a Menge = 10 Stück

Ein Artikel wird 250-gramm-weise verkauft (Menge 250 - Einheit g) bestellt wird er kiloweise:

• Menge = 250
• Einheit = g
• Verpackungseinheit = kg
• a Menge = 1000 g

Automatische Preisberechnungen

Der Zusammenhang zwischen "Menge / Einheit" und "VKPreis" wird an folgenden Beispielen deutlich:
 

1. Stückweiser Verkauf
   • Ein Glas Joghurt kostet 1,99 € und wird stückweise verkauft: 1 Stück = 1,99 €
   • Menge = 1
   • Einheit = Stück
   • VK Preis1 = 1,99 €
   • Beim Kassieren können Sie dann z.B. '5 x' für 5 Stück eingeben
   • Der Preis berechnet sich Hintergrund automatisch. (0,5 x 3,99)
   • Soll der Artikel nur 1x gebucht werden, muss die Anzahl vorher nicht eingegeben werden (Einfach Artikel scannen, anklicken oder Artikelnummer eingeben)
2. Lose Ware
   • Ein kg Kartoffeln kostet 3,99 € und wird kiloweise verkauft:
   • Menge = 1
   • Einheit = kg
   • VK Preis1 = 3,99 €
   • Beim Kassieren können Sie dann z.B. "0,5 x" für ein halbes Kilo oder "1,5 x" für 1 1/2 kg eingeben. Der Preis berechnet sich Hintergrund automatisch

 

Artikelbild

Zu jedem Artikel kann ein Artikelbild hinterlegt werden. Breite x Höhe max. 220px x 210px
Artikelbild über die Artikelliste hinzufügen

Markieren Sie den Artikel, der mit einem Artikelbild versehen werden soll mit einem einfachen Klick (Artikel wird farbig hinterlegt)
Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Artikelbild" und wählen Sie im sich öffnenden Fenster den Ort aus, an dem sich das Bild befindet. Übernehmen Sie das Bild mit einem Doppelklick.
Artikelbild im Artikelstammblatt hinzufügen

Klicken Sie im Artikelstammblatt unter "Artikelbild" auf das Ordnersymbol.
Wählen Sie den Ort aus, an dem das gewünschte Bild gespeichert ist und übernehmen Sie es mit einem Doppelklick.

 

Steuersatz

Tragen Sie hier den Steuersatz des Artikels ein. Es können beliebige Steuersätze verwendet werden: 7 %, 19 %, 21%, 7,6%, 0% etc. Sollen bestimmte Artikel mehrwertsteuerfei verkauft werden, geben Sie entsprechend '0' ein.

 

EK Preis Netto je VE

Der EK-Preis wird immer in Netto (also ohne Mehrwertsteuer) eingetragen.

WICHTIG Der EK-Preis bezieht sich auf die gesamte Verpackungseinheit. Wenn ein Artikel z.B. im 6er-Pack geliefert wird haben Sie unter Verpackungseinheit z.B. "VE" und unter a Menge "6" eingetragen - unter EK Preis Netto je VE tragen Sie ein was der gesamte 6er Pack im Einkauf kostet.

Wenn Sie mehrere Lieferanten für einen Artikel haben tragen Sie die unterschiedlichen EK-Preise nicht im Artikelstammblatt, sondern direkt zum jeweiligen Lieferanten ein. Dazu klickt man im rechten unteren Bildschirmbereich auf "Lieferanten" und fügt den Lieferanten sowie den EK-Preis hinzu (auch hier in Netto).

Sobald mehr als ein Lieferant hinzugefügt ist wird im Artikelstammblatt der Durchschnitts-EK angezeigt. Der Durchschnittst-EK-Preis ist eine reine Anzeige und lässt sich daher im Artikelstammblatt nicht ändern.

 

Buchungskonto

Tragen Sie hier das Buchungskonto bzw. die Kostenstellen für diesen Artikel ein. Diese Angaben sparen Zeit (und damit Geld) hinsichtlich des Buchungsaufwands der Steuerberater. Wenn Sie nicht wissen, welcher Artikel welchem Buchungskonto zugeordnet werden muss, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.

 

VK Preise 1 bis 3

Bei Bedarf können Sie drei verschiedene VK-Preise vergeben, die jeweils einer Kundengruppe zugeordnet werden, Standard-Verkaufspreis ist der VK1.

VK Preis 1 entspricht Kundengruppe 1
VK Preis 2 entspricht Kundengruppe 2
VK Preis 3 entspricht Kundengruppe 3

Wenn Sie nicht mit 3 verschiedenen Kundengruppen arbeiten möchten, ist es völlig ausreichend, nur den VK1 einzugeben. VK2 und VK3 können auf "0,00 €" belassen werden.

  Wenn Sie mit 3 verschiedenen Kunden- und Preisgruppen arbeiten möchten, ist es nicht notwendig jedem Artikel einen VK2 oder VK3 zu geben. VK2 und VK3 treten nur dann in Kraft, wenn diese VK's auch hinterlegt sind. Steht unter VK2 und VK3 "0,00 €" gilt für alle Kunden - egal welcher Kundengruppe sie zugehören! - der VK1.

 

Preispflege in Brutto oder Netto

Haben Sie in der Konfiguration VK Preiseingabe in "Brutto" gewählt, geben Sie hier die Brutto VK Preise des Artikels ein, der Netto-VK wird automatisch berechnet. (Und umgekehrt).

 

Lagerbestand (Soll / Ist)
 

SOLL 
Unter Soll-Bestand geben Sie ein, wie viel Stück des Artikels immer mindestens auf Lager vorrätig sein sollten

IST
Unter Ist-Bestand geben Sie den zu Beginn vorhandenen Lagerbestand des Artikels ein. Der Ist- Bestand wird später - beim Kassieren, bei Wareneingängen, Rücknahmen etc. - automatisch aktualisiert, insofern die Lagerhaltung für diesen Artikel aktiviert ist. (Häkchen im Artikelstammblatt unter Lagerhaltung aktivieren)


TIPP  Sobald unter Verpackungseinheit "a Menge" eine Menge größer 1 eingetragen wird, wird der Bestand sowohl in VE als auch in Einzelstück angezeigt.

Beispiel
Von einem 6er Pack ist noch die Hälfte am Lager - angezeigt werden  0,5  und  3

 

Pfandwerte

Aktivieren Sie bei Bedarf die Pfandberechnung um bspw. für diesen Artikel automatisch einen Pfandwert zu buchen.

Im Feld Bezeichnung legen Sie fest, welcher Text auf dem Kassenbon erscheinen soll (z.B. Pfand etc).

Geben Sie den Steuersatz, den VK Preis und bei Bedarf ein eindeutiges Buchungskonto ein. Informationen zu Buchungskonten erfragen Sie bei Ihren Steuerberater.

ScanCodes

Hier können Sie beliebig viele Barcodes für einen Artikel hinterlegen. Die ScanCodes müssen mindestens 8-stellig sein.

• Produkt bleibt gleich - Barcode ändert sich
• Produkt wird von verschiedenen Lieferanten bezogen und jeder Lieferant bringt seinen eigenen Strichcode an
• Lieferant liefert ein und dassselbe Produkt mit unterschiedlichen Barcodes
• Sie wollen Artikelnummern, Bestellnummern oder sonstige Numern scannen

 

Lagerhaltung aktivieren / deaktivieren

Bestimmen Sie hier, ob für diesen Artikel Lager geführt werden soll. Ist diese Funktion aktiv, können Bestellvorschläge erstellt werden und der aktuelle Bestand kann beim Kassieren eingeblendet werden.

Wenn Sie für den Artikel Lager führen möchten, setzen Sie das Häkchen unter "Lagerhaltung aktivieren". Soll kein Lager geführt werden, lassen Sie das Häkchen weg.
 

Lagerhaltung aktiviert

aktueller Lagerbestand kann beim Kassieren angezeigt werden
Lagerbestand wird automatisch aktualisiert (bei Wareneingang, Verkauf, Rücknahme etc.)
Bestellvorschläge können erstellt werden
 

Lagerhaltung deaktiviert

keine Anzeige des aktuellen Lagerbestands beim Kassieren
keine Aktualisierung des Lagerbestands
Bestellvorschläge können nicht erstellt werden

Den Lagerbestand nicht anzuzeigen macht z.B. Sinn bei Dienstleistungen die nach Stunden berechnet werden. (Irgendwann hätte man im Bestand z.B. '- 10 Stunden')

 

Rabattierbarer Artikel

Wenn Sie beim Kassieren Rabatt auf diesen Artikel geben möchten, setzen Sie das Häkchen unter "Artikel kann rabattiert werden" . Soll der Artikel nicht rabattiert werden dürfen, entfernen Sie das Häkchen.

Rabatt aktiviert

Ermöglicht Rabatt zum Artikel beim Kassieren, außerdem greifen Kunden-Rabatte

  Alle Artikel als rabattierbar kennzeichnen:

1. Klick auf "Alle Warengruppen" > Rechtsklick "Alles markieren"
2. Oben unter "Extras" > "Aktionen für selektierte Artikel > "Artikel als rabattierbar kennzeichnen"

 

Rabatt deaktiviert

Wird der Artikel kassiert kann er nicht rabattiert werden, auch Kundenrabatte greifen nicht.

Das Häkchen nicht zu setzen ist für Artikel mit festem Standardpreis (z.B. Zigaretten) sinnvoll oder wenn der Artikel so knapp kalkuliert wurde, dass Rabatt unmöglich ist.
 

Artikel negativ buchen

Hier haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob der Artikel beim Kassieren vom Kassenbon abgezogen, also mit negativem Betrag gebucht werden soll.

Möchten Sie den Artikel generell mit einem Minus-Betrag kassieren, setzen Sie das Häkchen unter "Diesen Artikel als negativ Betrag buchen". Soll der Artikel ganz normal verkauft werden, setzen Sie das Häkchen nicht.

 

Freie Preisangabe beim Kassieren

Ändert sich der Preis für einen Artikel häufig oder steht gar kein Preis fest, können Sie das Häkchen unter "Preiseingabe beim Kassieren erforderlich" setzen. Beim Kassieren öffnet sich dann ein Fenster zur Preis-Abfrage.

 

Serien- Vertragsnummer beim Kassieren abfragen

Wenn Sie eine Serien- bzw. Vertragsnummer für einen Artikel hinterlegen möchten, die beim Kassieren automatisch abgefragt werden soll, setzen Sie das Häkchen unter "Serien- Vertragsnummer beim Kassieren abfragen". Wichtig in Handy- und Mobilfunkläden, im Elektronikbereich, Computerläden etc.


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