Kassensoftware Einzelhandel

Ein gutes Kassensystem für den Einzelhandel sollte zunächst natürlich den Kassierbetrieb so einfach wie möglich gestalten. Die Kassierer müssen auf Anhieb gut mit der Kassensoftware zurechtkommen, d.h. die Kassensoftware muss leicht bedienbar sein und die wichtigsten Funktionen wie die Button für Barzahlung, Kartenzahlung, Gutscheinverkauf, Warenrückgaben und Kassenabschluss etc. müssen sofort 'griffbereit' sein.

Neben dem reibungslosen Kassierablauf wird von einer guten Kassensoftware für den Einzelhandel aber auch eine effiziente Warenwirtschaft erwartet, die auf Knopfdruck ausgibt was wieder nachbestellt werden muss, bei der man die Bestellung direkt per eMail aus der Warenwirtschaft heraus an den Lieferanten senden kann, in der man Einkaufspreise, Verkaufspreise und Rabatte ohne langes Suchen pflegen kann und die am Ende des Tages auch Umsätze, Gewinnberechnungen und Berichte für den Steuerberater oder die Buchhaltung ausgibt.


BildWichtig: Immer die Kassensoftware Demoversion testen

Wir wissen dass das Testen neuer Software lästig und aufwändig ist - vor allem wenn man 10 verschiedene Kassenlösungen gleichzeitig auf dem Tisch hat. Dennoch sollte man sich die Mühe machen um hinterher keine bösen Überraschungen zu erleben.

Wer gerade eine neue Kassensoftware für den Einzelhandel sucht ist gut beraten sich jede in Frage kommende Demoversion herunterzuladen und diese auch genauestens auf Herz und Nieren zu testen. Wichtig ist hierbei auch die Frage welcher Funktionsumfang in den einzelnen Kassenprogrammen standardmäßig enthalten ist und welche Funktionen hinzugekauft werden müssten. Enorme Wichtigkeit erhält diese Frage bei modular aufgebauten Kassenlösungen - hier sind fehlende Teile quasi 'vorprogrammiert' wenn man nicht ganz genau schaut welche Kassenfunktionen man benötigt und was diese kosten.

So kann es bei modular aufgebauter Kassensoftware beispielsweise vorkommen, dass Sie sich zwar die Demoversion heruntergeladen und getestet haben - nach dem Kauf aber plötzlich feststellen dass gar keine Kundenverwaltung mehr da ist... Der empörte Anruf beim Verkäufer der Kassensoftware bringt Licht ins Dunkel: Ja die Kundenverwaltung hätten Sie dazu kaufen müssen! Können Sie jetzt aber auch noch, also was brauchen Sie... Kundenverwaltung, Gutscheinverwaltung, Warenwirtschaft ...hmm... da sind wir bei... Das Dumme daran ist: Wenn man schon Geld investiert hat ist es sehr schwierig sich von einem Fehlkauf zu lösen und rutscht durch Folgeinvestitionen immer tiefer in die Unmöglichkeit eines Anbieterwechsels. In so einem Fall hilft nur Augen zu und durch - ein schneller Schnitt - und so weiß man zumindest dass nicht immer mehr Geld in eine unpassende Software fließt.

Das Ganze kann man sie wie gesagt ersparen, indem von vornherein ausreichend Zeit für den ausführlichen Test der verschiedenen Kassenanbieter einplant und dann auch nicht die Mühe scheut sich bis ins Detail mit der Kassensoftware auseinander zu setzen.

Natürlich würden wir das Ganze hier nicht schreiben wenn wir nicht die passende Kassenlösung parat hätten - alles was hier über eine gute Kassensoftware für den Einzelhandel gesagt wird ist in der CSS Group® Kassensoftware 2017 enthalten

 

Welche Funktionen sollte eine gute Kassensoftware für den Einzelhandel enthalten

Sicher braucht nicht jeder alle Funktionen, aber wenn's drauf ankommt sollten Sie die wichtigsten benötigten Funktionen im Kopf oder "auf dem Zettel" haben. Nachfolgend erhalten Sie eine stichpunktartige Übersicht mit Kassensoftware-Fragen die Sie den verschiedenen Kassenanbietern stellen können:
 
  1. Ist die Kassensoftware GoBD / GDPdU konform
  2. Kann man an der Kasse Bar und mit Karte zahlen
  3. Kann ein EC-Terminal direkt an die Kasse angeschlossen werden
  4. Kann Ware beim Verkauf und beim Wareneingang mit einem Barcodescanner abgescannt werden
  5. Ist eine Warenrückname integriert bei der eine Kunde Ware entweder zurückgeben oder umtauschen kann und die automatisch ausrechnet ob der Kunde zuzahlen muss oder Geld zurück erhält und die im Fall einer drohenden Auszahlung auch gleich einen Gutschein erstellt
  6. Kann der Preis beim Kassieren auch frei eingeben oder ohne große Umstände geändert werden
  7. Ist es möglich per Mausklick Rabatt für einen einzelnen Artikel und auf den ganzen Bon zu geben
  8. Gibt es die Möglichkeit zu Preisaktionen wie Winterschlussverkauf oder Sommerschlussverkauf
  9. Kann ich einen Artikel schnell kassieren auch wenn der Barcode nicht scannbar ist - gibt es Schnellwahltasten und eine vernünftige Volltextsuche
  10. Können PLU-Nummern verwendet werden und kann man sie beim Kassierendirekt eingeben
  11. Muss ich beim Kassieren immer den Barcode scannen oder kann ich eine EAN auch direkt eingeben
  12. Können Gutscheine verkauft und eingelöst werden
  13. Kann ich Artikel beim Kassieren ändern, also z.B. einen anderen Preis oder zusätzlichen Text hinterlegen
  14. Sehe ich beim Kassieren genau was ich gerade kassiere - also gibt es ein Kassiererdisplay das mir den eben kassierten Artikel groß anzeigt
  15. Werde ich durch einen lauten Ton gewarnt wenn die Kasse einen Artikel beim Scannen nicht übernommen hat
  16. Kann ein Kundendisplay angeschlossen werden das dem Kunden beim Kassieren die einzelnen Artikelnamen und Preise anzeigt
  17. Zeigt das Kassierdisplay auch Zwischensummen an werden diese auf dem Bon gedruckt, wenn z.B. Mutter u Tochter zusammen einkaufen aber jede 'ihren' Teil auf dem Kassenbon sehen will
  18. Ist sichergestellt dass ein Gutschein beim Einlösen automatisch entwertet wird und dass der Kassierer den Gutschein nicht etwa vom Kunden einziehen oder durchstreichen muss um zu verhindern dass der Gutschein mehrmals eingelöst wird
  19. Hat die Kassensoftware einen Button für den X-Bon und für den Z-Bon
  20. Können beim Kassenabschluss die gezählten Münzen und Scheine in einem Zählbrett eingetragen werden
  21. Gibt es ein Kassenjournal in dem alle Kassenbons gespeichert werden und wo Kassenbons jederzeit nachgedruckt werden können
  22. Gibt es ein Kassenabschlussjournal in dem alle Kassenabschlüsse (Z-Bons) gespeichert werden und wo Kassenabschlüsse jederzeit nachgedruckt werden können
  23. Führt die Kassensoftware ein automatisches Kassenbuch
  24. Können Einlagen und Entnahmen gebucht werden
  25. Kann ich meinen Artikeln ein Buchungskonto hinterlegen
  26. Ist es möglich an der Kasse Wiegebarcodes von der Gemüse- oder Fleischtheke abzuscannen
  27. Sind Anzahlungen über die Kasse möglich
  28. Kann ich Kassenbons parken, so dass ich nicht alles stornieren muss nur weil der Kunde nochmal schnell zur Bank muss und schon der nächste Kunde abkassiert werden will
  29. Muss der Bon immer ausgedruckt werden oder gibt es die Möglichkeit Kassenbons nur auf Wunsch auszudrucken wenn der Kunde ihn wirklich mitnehmen will
  30. Kann notfalls ein ganzer Kassenbon schnell storniert werden
  31. Ist eine Kundenverwaltung enthalten
  32. Können Kundenlisten importiert werden
  33. Ist es möglich mit der Kassensoftware eine eMail an Kunden zu senden
  34. Ist es möglich Serien-Mails an alle oder an ausgewählte Kunden zu senden
  35. Kann Kunden ein fester Rabatt zugewiesen werden
  36. Kann ein neuer Kunde auch beim Kassieren angelegt werden
  37. Unterstützt die Kassensoftware Kundenkarten
  38. Kann ich mit der Kassensoftware selbst Kundenkarten drucken
  39. Ist die Kassensoftware netzwerkfähig - kann an mehereren Arbeitsplätzen gleichzeitig gearbeitet werden
  40. Ist in der Kassensoftware eine Warenwirtschaft enthalten
  41. Wie viele Warengruppen und wie viele Artikel können in der Kassensoftware angelegt werden
  42. Kann ich mit der Kassensoftware eigene EANs festlegen und diese auch als Barcode drucken und scannen
  43. Können eigene Artikellisten (Excel/cvs) und Listen von Lieferanten importiert werden
  44. Wird dem Artikel beim Import auch gleich der Lieferant mit seinen EK Preisen zugeordnet
  45. Kann ich in meinem Bioladen BNN-Listen importieren
  46. Kann ich in meinem Spielzeug bzw. Modellbauladen Busch-Data Listen importieren
  47. Ist es möglich die Artikel nach Excel oder als csv, txt, xml zu exporteiern
  48. Führt die Kassensoftware ein automatisches Lager bei Veräufen, bei Warenrücknahmen und beim Wareneingang
  49. Ich kaufe bei verschiedenen Lieferanten ein - können mehrere EK-Preise und Lieferanten zu einem Artikel hinterlegt werden
  50. Zeigt die Kassensoftware auf Knopfdruck was wieder nachbestellt werden müsste und kann die Bestellung per eMail an den Lieferanten gesendet werden ohne dass ich mein Mailprogramm aufmachen muss
  51. Ist es möglich ein MDE-Gerät an die Kassensoftware anzuschließen, aus dem z.B. der Wareneingang erstellt wird oder das auch an der Kasse und für Bestellungen eingesetzt wird
  52. Wie können Inventuren durchgeführt werden - manuell, mit Barcodescanner oder mit Excellisten
  53. Sind mobile Inventuren mit einem Inventurprogramm möglich, kann dabei ein MDE-Gerät oder ein Laptop eingesetzt werden
  54. Können für einen Artikel mehrere Preise hinterlegt werden (Laufkundschaft erhält Ware z.B. zum Preis1, Stammkunden zum Preis2 und Mitarbeiter zum Preis3)
  55. Sind in der Kassensoftware Artikelbilder hinterlegbar
  56. Ist es möglich direkt mit der Kassensoftware Etiketten mit Barcode zu drucken
  57. Kann ich mit der Kassensoftware Adressetiketten drucken
  58. Kann die Etikettvorlage verändert werden - ist ein Designer enthalten
  59. Können auch Flyer oder Preislisten gedruckt werden
  60. Ist eine Seriennummernverwaltung enthalten, die Seriennumern beim Verkauf mitschreibt und bei der man die Seriennummern schon beim Wareneingang erfassen kann
  61. Können auch Dienstleistungen wie Augenbrauen färben oder Reparatur eines Fahrrads angelegt werden, auch mit Stundensatz wie z.B. 49,00 € je Std.
  62. Ist die Kasse durchgängig touchfähig (nicht nur beim Kassieren sondern auch bei der Artikel- und Kundenanlage)
  63. Was passiert bei der nächsten Steuersatzänderung - Kann dieKassensoftware Preise neu berechnen so dass der alte Brutto-Preiswahlweise erhaltenoder angepasst wird
  64. Ist eine Auftragsbearbeitung mit Rechnung, Lieferschein und Angebot enthalten
  65. Können die Druckvorlagen angepasst werden um z.B. mein eigenes Logo einzufügen
  66. Ich versende meine Rechnungen per eMail und Post. Sind mehrere Druckvorlagen möglich, so dass der Briefkopf nur in PDFs gedruckt wird, da bei Postversand vorgefertigtes Firmenpapier mit Briefkopf verwendet wird
  67. Ist ein Mahnwesen enthalten
  68. Können Aufträge auch direkt an der Kasse erfasst werden, also kann ich Lieferscheine, Rechnungen etc. über die gewohnte Kassieroberfläche buchen oder muss dazu ein extra Programmteil geöffnet werden