Betriebsprüfungen durch das Finanzamt
Im Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt müssen dem Prüfer die geforderten Daten bereit gestellt werden.Häufig wird eine Datenträgerüberlasung gefordert, die der Schnittstelle des Finanzamtes (DSFinV-K) entspricht, dazu schreibt das Bundeszentralamt für Steuern:
"Die DSFinV-K ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen für die Datenträgerüberlassung ("Z3-Zugriff") im Rahmen von Außenprüfungen sowie Kassen-Nachschauen.
Sie soll eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder unabhängig von dem beim Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem sicherstellen.
Das Unternehmen hat die Daten gemäß den Konventionen der DSFinV-K auf einem geeigneten Datenträger zur Verfügung zu stellen."
...ganzen Artikel beim Bundeszentralamt für Steuern lesen
Neben der Datenträgerüberlassung müssen auch die TSE Daten sowie die Verfahrensdokumentation und das Handbuch bereit gestellt werden.
HINWEIS Da wir lediglich Empfehlungen aussprechen können, kontaktieren Sie für rechtlich verbindliche Auskünfte zum Thema Betriebsprüfung bitte Ihr Steuerbüro oder Ihr zuständiges Finanzamt.
Wie werden die Daten für das Finanzamt bereit gestellt
Im Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, könnnen Sie die Daten entweder selbst auslesen und dazu wie unten beschrieben vorgehen oder unseren Auslese-Service buchen.Wenn Sie die Daten selbst auslesen möchten, erstellen Sie auf jeden Fall eine Datenträgerüberlassung.
Diesen Menüpunkt finden Sie in der Kassensoftware unter "Berichte und Auswertungen" und "Datenträgerüberlassung erstellen".
Geben Sie im sich öffnenden Fenster den zu gewünschten Zeitraum an.
Sie können entweder eine Datenträgerüberlassung für den gesamten Zeitraum oder mehrere Datenträgerüberlassungen für die einzelnen Jahre erstellen.
Geben Sie einen Ansprechpartner für den Betriebsprüfer ein und passen Sie eventuell die Telefonnnummer an, unter der der Ansprechpartner dem Betriebsprüfer zur Verfügung steht.
WICHTIG Kontrollieren Sie vor der Erstellung der Datenträgerüberlassung ALLE Daten.
Klicken Sie dann auf "Erstellen" und geben Sie an wo die Datenträgerüberlassung gespeichert werden soll.
Die Datenträgerüberlassung wird nun erzeugt und am gewünschten Speicherplatz abgelegt.
Wir empfehlen die Datenträgerüberlassung auf CD zu brennen.
Weshalb CD? Das Finanzamt erwartet, dass die Daten "auf einem geeigneten Datenträger" zur Verfügung gestellt werden.
Dabei wird auch explizit von einem "nicht manipulierbaren" Medium gesprochen und da bleibt unseres Wissens nach als einzige Variante nur noch die CD.
Bei allen anderen Medien wie normalen USB Sticks, Festplatten, E-Mails etc. könnnen Daten jederzeit manipuliert werden.
BILD "Erstellung einer Datenträgerüberlassung" / Klick oben links auf Menü > Berichte und Auswertungen > Datenträgerüberlassung:
Neben der Datenträgerüberlassung verlangt der Betriebsprüfer meist auch die TSE Daten, das Handbuch und die sogenannte "Verfahrensdokumentation".
Die TSE Daten finden Sie unter "Menü > Einstellungen > TSE Verwaltung" Öffnen Sie dort alle Reiterkärtchen wie z.B.:
- Information
- Zertifikat
- TAR Archiv
Ziehen Sie unter den einzelnen Reitern die jeweils benötigten Daten heraus, wie z.B.:
- Client ID
- Inbetriebnahme Datum
- Seriennummer
- Zugangsdaten
- TSE Zertifikat
- TAR Archiv
- etc.
Wir empfehlen auch diese Daten gemeinsam mit der Datenträgerüberlassung auf CD zu brennen.
Die Verfahrensdokumentation und das Handbuch können Sie hier herunterladen: Download Handbuch und Verfahrensdokumentation
Manchmal verlangt das Finanzamt zusätzlich ein sogenanntes "Programmierprotokoll" - auch "Protokoll zur Erstprogrammierung" genannt - sowie eventuell Protokolle von Mitarbeiter Anweisungen.
Wenn z.B. ein Programmierprotokoll gefordert wird, das Artikel und Preise enthalten soll und Sie diese Daten nicht in Ihren Unterlagen finden, könnten Sie Preislisten z.B. auch aus einem Backup des gewünschten Zeitraumes ziehen.
WICHTIG Beim Auslesen von Daten aus alten Backups ist es wichtig, dass VOR dem Einspielen des Backups eine aktuelle Datensicherung erstellt wird, um das System danach wieder auf den aktuellen Stand setzen zu können.
Auslese-Service buchen
TIPP Mit unserem Betriebsprüfungs-Service können Sie sich den Prozess der Betriebsprüfung erheblich vereinfachen.Sie nennen uns den zu prüfenden Zeitraum und wir stellen Ihnen die Daten gesammelt auf CD zur Verfügung.
Mit dem Betriebsprüfungs-Service übernehmen wir den kompletten Prozess vom Auslesen der Daten bis hin zum brennen auf CD.
Sie erhalten eine fertige CD mit den am häufigsten geforderten Daten wie Datenträgerüberlassung des Prüfzeitraumes, Handbuch, Verfahrensdokumentation sowie der TSE Daten sowie einer 2. CD als Kopie für eigene Zwecke bzw. zur Bereitstellung für Ihr Steuerbüro.
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